Blog Tecmedia

Falando do componente Contratos (Módulo Administrativo)

No nosso caso e, também, da maioria das empresas prestadoras de serviços, costuma-se trabalhar com contratos que definem a manutenção mensal para um determinado serviço ou produto oferecido para o cliente.

É importante manter um controle confiável destes contratos para que não haja necessidade da intervenção manual de um profissional para que o contrato esteja sempre válido, ou seja, para que a sua data de validade seja acompanhada e atualizada, tanto pelo prestador do serviço, quanto pelo cliente.

ScreenShot do componente Contratos

ScreenShot do componente Contratos

O componente Contratos possibilita, de forma simples, mantermos os contratos de manutenção (no nosso caso, contratos de manutenção de sites e sistemas) sempre ativos e monitorados em tempo real.

Para que este controle seja realmente eficaz, nós cadastramos o número do contrato, relacionamos o mesmo a um cliente e a um projeto, definimos no próprio PCT o período de validade, composto por data início e data fim e o número de horas contratadas.

Diariamente, temos a visão em tempo real, das horas utilizadas naquele mês e também das datas finais de todos os contratos vigentes. Desta forma, conseguimos nos antecipar ao vencimento de um contrato e nosso departamento comercial tem o tempo necessário para negociar a renovação do mesmo.

Falando do componente Comunicados (Módulo Administrativo)

ScreenShot componente Chamados

ScreenShot do componente Comunicados

O componente Comunicados tem o objetivo de gerenciar e publicar comunicados gerais, de interesse de todos os usuários do Portal Corporativo Tecmedia.

A grande vantagem da publicação de comunicados através do PCT, comparando com outras ferramentas, como e-mail, msn, arquivos, etc, é justamente a centralização da informação aliada a manutenção de um histórico sempre disponível para eventuais consultas de comunicados antigos.

É um componente simples que funciona da seguinte forma:

  1. Inicialmente cadastra-se o título do comunicado
  2. Em seguida, uma descrição, ou seja, o conteúdo (texto) principal deste comunicado
  3. Define-se uma data inicial e uma data final
  4. E pronto, o comunicado aparecerá na capa do PCT para todos os usuários

Não há limite para comunicados. O único cuidado que se deve ter é utilizar este componente para assuntos relevantes e de interesse geral e administrar as datas de exposição dos mesmos para que não haja concorrência desnecessária entre os comunicados.

ScreenShot capa do PCT

ScreenShot da capa do PCT

Ao visualizar o(s) comunicado(s), o usuário pode clicar em um pequeno botão e minimizar aquele comunicado. O título do mesmo continuará aparecendo enquanto estiver dentro do período pré-definido, mas ele não ocupará espaço desnecessário.

Falando do componente FAQ (Módulo Administrativo)

O Portal Corporativo Tecmedia é composto por 9 módulos e mais de 35 componentes.
Cada usuário do PCT está relacionado a um nível de permissão pré-definido, que limita o acesso deste usuário aos módulos e componentes que vamos descrever aqui.

Por exemplo: Os usuários do nível Comercial tem acesso somente aos componentes e funcionalidades pré-definidas para este nível.

Para descrever todos os módulos, componentes e funcionalidades, vamos utilizar um usuário com nível Administrador, que possui, obviamente, acesso irrestrito ao PCT.

O Módulo Administrativo

O primeiro módulo a ser exposto aqui no blog é o Módulo Administrativo. Este possui componentes com características de abrangência maior do que os demais módulos.
Melhor dizendo, são componentes que atendem as necessidades da maioria dos departamentos da empresa, por isso, são acessados pela maioria dos colaboradores.

Os principais componentes deste módulo são:
- FAQ
- Comunicados
- Contratos
- Metas
- Recursos
- Senhas

ScreenShot do componente FAQ

ScreenShot do componente FAQ

O componente FAQ (Frequently Asked Questions) ou Perguntas mais Frequentes, em português, serve para gerenciar as questões mais relevantes relacionadas ao dia-a-dia dos departamentes, ou seja, com este componente é possível manter e compartilhar as dúvidas mais comuns e, com isso, auxiliar os colaboradores, agilizando o processo de aprendizado e dando liberdade na execução de suas tarefas.

Entre as funcionalidades deste componente está a busca por palavra-chave, que facilita muito na hora de buscar informações sobre um determinado assunto.

Veja alguns exemplos de perguntas comuns que temos cadastradas no PCT:

  • O que é um nome de domínio?
  • O que é a pesquisa de clima organizacional?
  • Como consultar a movimentação da conta corrente?
  • Como gerar um boleto bancário?
  • O que é a ginástica laboral?
  • O que é hospedagem?

Entre várias outras.
É uma área que requer atualização constante, pois quanto mais informações tivermos cadastradas, mais agilidade e conhecimento teremos dentro da empresa.

Feliz aniversário Tecmedia!

Selo comemorativo

Selo comemorativo

12 anos, uma idade que remete inexperiência e dependência. Sim, estas características se encaixariam se estivéssemos falando de um pré-adolescente. Mas, para uma empresa, ter 12 anos significa totalmente o contrário, levando-se em conta que a vida média de uma empresa na Europa, Estados Unidos e Japão, era de 12 anos e meio, no final dos anos 90, e as previsões daquele tempo já diziam que a tendência era diminuir ainda mais.

O fato das companhias viverem cada vez menos tem a ver com a excessiva ênfase nos resultados de curto prazo e na criação de valor ao acionista. Isso coloca pressão exacerbada nas lideranças e nos empregados. Quem constatou isso foi o pesquisador holandês Arie de Geus, autor do best-seller “A Empresa Viva: como as organizações podem aprender a prosperar e se perpetuar”.

Comemoração do dia 2 de fevereiro

Comemoração do dia 2 de fevereiro

Mas, vamos falar da aniversariante da semana, afinal, é para ela que este post é dedicado. A Tecmedia passou por muita coisa nestes 12 anos e só quem administra uma empresa sabe o quanto tem de trabalhar para mantê-la “de pé”. Leia o resumo da trajetória da empresa até hoje. E, para conhecer os detalhes deste longo caminho, acompanhe os posts da categoria Contando a história, deste blog.

Hoje a Tecmedia é composta por 15 colaboradores e possui mais de 130 clientes ativos. Trabalhamos com empresas de vários portes e segmentos, desenvolvendo e mantendo sistemas complexos, em ambientes críticos. Para isso, utilizamos o conhecimento e a experiência prática adquirida durante estes anos, que garantem a qualidade dos serviços.

Para cumprir com a nossa missão, que é desenvolver soluções para Internet adequadas às necessidades de cada cliente, criamos novas soluções em 2009. Oferecemos agora 12 produtos e 12 serviços, ideais para as empresas que reconhecem que, hoje em dia, não dá mais para estar fora da Internet ou deixar de aproveitar os benefícios que ela traz para o negócio.

A comemoração

Ou seria melhor dizer “As comemorações”? Vou explicar. No dia 2 de fevereiro, segunda-feira, nos reunimos

Teve gente que passou mau no outro dia...

Terça-feira à noite, na pizzaria

depois do expediente para soprar as velinhas do bolo de aniversário da Tecmedia e comê-lo também, é claro. Nesta mesma data, em 1997, a empresa foi fundada. Não poderíamos deixar de comemorar.

Já na terça-feira, dia 3, fomos a um rodízio de pizza da cidade para festejar mais. A confraternização foi muito animada, como costuma ser quando nos reunimos.

Queremos comemorar também com nossos clientes, parceiros e comunidade, sem os quais não poderíamos chegar até aqui. Todos são responsáveis pelo sucesso da empresa, pois, uma empresa só sobrevive através de um relacionamento transparente com a sociedade da qual faz parte.


Após a comilança

Após a comilança


Retrospectiva 2008

Muita coisa “rolou” na Tecmedia em 2008. Os colaboradores iniciaram o ano participando do Programa de Capacitação Tecnológica, uma iniciativa da empresa para interação e promoção da equipe.

Começamos a aprimorar nosso planejamento estratégico. A empresa buscou subsídios nos índices de crescimento interno para personalizar o atendimento a colaboradores, clientes e comunidade. Assim, desde março, disponibilizamos em nosso site as áreas Acompanhamento de Projetos e Chamados, nas quais o cliente tem acesso a todas as etapas de elaboração de um site, ou sistema, em um único ambiente.

Também em março, mudamos de endereço. A antiga sede, localizada no bairro Humaitá, apesar de espaçosa, não atendia às reais necessidades de organização dos departamentos. Agora estamos no bairro Dehon, ao lado da universidade. Com pequenas alterações na estrutura da nova sede, foi possível dividir a empresa em salas específicas para cada equipe, trazendo mais privacidade, sem deixar de existir interação entre os colaboradores.

Em junho, Eder Cachoeira, diretor da empresa, esteve em São Paulo para visitar parceiros, divulgar a empresa e participar da 10ª edição do Encontro LocaWeb de Profissionais de Internet. Mais de 6.000 pessoas já prestigiaram este evento, que é uma oportunidade de conhecer as tendências do mercado, atualizar conhecimentos e fazer novos contatos.

Visitamos o Abrigo dos Velhinhos de Tubarão, também em junho, foi uma experiência muito gratificante para todos os colaboradores que participaram. Lá, distribuímos alimentos e presentes, além de organizarmos brincadeiras com os simpáticos idosos.

Em julho criamos este blog, a fim de termos mais um canal de comunicação entre colaboradores, clientes e parceiros da empresa.

Antes mesmo da chegada do inverno, nos antecipamos e arrecadamos casacos, blusas, cobertores e demais peças em bom estado de conservação, que foram encaminhadas à campanha Faz Bem Fazer o Bem, promovida pelos alunos da 5ª fase de Publicidade e Propaganda do curso de Comunicação Social da Unisul, de Tubarão. Os acadêmicos levaram as doações a três entidades beneficentes da cidade: Combemtu, Lar da Menina e Joanna de Angelis.

Firmamos parceria com a ADOSARA, Associação de Doarores de Sangue Voluntários da Região da Amurel, da cidade de Capivari de Baixo, e desenvolvemos um módulo específico de controle de doadores de sangue, utilizando o próprio Portal Corporativo Tecmedia como base. Através da solução, a equipe da entidade faz o cadastro dos voluntários, registra a data das doações e classifica grupos de doadores por tipo sangüíneo.

Durante o período de 8 a 19 de agosto, realizamos a Pesquisa de Satisfação 2008 com quarenta clientes ativos, a fim de conhecer opiniões e expectativas em relação aos serviços prestados. Ao final da pesquisa, organizamos as informações e fornecemos feedback personalisado aos clientes. Foi criada uma área exclusiva para cada um deles, no site da Tecmedia, apresentando o resultado geral da pesquisa e comentando sobre a sua resposta, especificamente, ou seja, seu grau de satisfação e necessidades. Cada cliente foi comunicado através de um e-mail pessoal, que convidava o usuário a acessar a página, através de um link único e restrito.

A grande novidade da Tecmedia em 2008 com certeza foi o lançamento do novo portal corporativo, PCT4, que é baseado em quatro princípios básicos relacionados à gestão da comunicação e dos processos de uma empresa: Organização, Integração, Colaboração e Resultados. O sistema via Internet organiza e disponibiliza as informações de uma empresa e de seus colaboradores em único local. Além disso, é possível testar o PCT4 antes de assiná-lo, com o plano Test-Drive. Através de um cadastro resumido pelo hotsite, usuários podem utilizar o sistema por trinta dias, gratuitamente.

Adotamos, desde setembro, uma nova metodologia para o desenvolvimento de projetos e soluções web. Depois de estudar muito a respeito das metodologias ágeis, a empresa decidiu utilizar o método Scrum.

Ficamos entre as quatro finalistas na categoria serviços de Tecnologia da Informação no Prêmio Talentos Empreendedores 2008, em Santa Catarina, e participamos da cerimônia de premiação, que aconteceu no dia 4 de dezembro, em Florianópolis.

Em outubro, Ricardo Duarte, responsável pelo Departamento Técnico da empresa, foi conferir o Rails Summit Latin America, em São Paulo, evento que trouxe os principais especialistas na tecnologia Ruby on Rails do mundo inteiro.

Continuando a participação em eventos, Eder e Niler Barcelos, viajaram para São Paulo e participaram de outros dois eventos da área de atuação da empresa, além de fazerem contatos de negócio. Nos dias 23 e 24 de outubro eles participaram do Falando em Agile, evento que tratou sobre metodologias ágeis. No dia 25, eles foram conferir a quinta edição do iMasters InterCon – promovido pelo portal iMasters, líder em conteúdo de TI – que trouxe como tema macro “Inovação Digital”.

Dia 1 de novembro participamos de uma ação social na creche Joanna de Angelis, juntamente com os colaboradores da empresa Botega Eletrônica. Foi uma tarde muito divertida, com direito a palhaços e brincadeiras.

Organizamos, também, uma campanha em prol das vítimas das enchentes em Santa Catarina. Foi uma das maiores tragédias já vistas na região Sul do país e todo Brasil se mobilizou para ajudar os desabrigados. Mas, graças a Deus, o pior já passou.

Em 2008 colocamos no ar os novos sites da Acit, Cyan Química, ACREF, Construtora Formigoni, JMP Informática, POD1, 2B Administração e Negócios, Criciúma Construções, Resicolor e AGR-Tubarão.

Este foi um resumo dos principais acontecimentos relacionados à Tecmedia em 2008. Agradecemos a todos aqueles que fizeram do ano que passou inesquecível para nós. Continuem conosco. Até logo!

Por dentro do Portal Corporativo Tecmedia

A partir de agora, vamos explicar em detalhes como funciona o modelo de gestão utilizado dentro da Tecmedia.

O foco principal deste assunto é mostrar o quanto um sistema gerencial, bem planejado e confiável, pode ajudar uma empresa a se diferenciar no mercado e conseguir a tão sonhada melhoria contínua, focada na otimização e controle dos processos gerenciais. No nosso caso, utilizamos o Portal Corporativo Tecmedia.

Vamos revisar um detalhe importante antes de continuar:

PCT ou PCT4?

Definições:

- PCT = Portal Corporativo Tecmedia (versão utilizada pela Tecmedia e por alguns clientes)

Interface do PCT

Interface do PCT

- PCT4 = Nova versão do Portal Corporativo Tecmedia, baseada em 4 princípios básicos: Organização, Integração, Colaboração e Resultados (versão disponível para qualquer empresa, no formato de software como serviço – Saas).

Interface do PCT4

Interface do PCT4

Então, vamos em frente.

Para nortear a apresentação do nosso portal corporativo, listamos abaixo os principais módulos e componentes. Explicaremos, em futuros posts, como cada um deles auxilia na gestão da empresa:

  1. Módulo Administrativo
    - FAQ
    - Comunicados
    - Contratos
    - Metas
    - Recursos
    - Senhas
  2. Módulo Ágil
    - Histórias
    - Gráficos de desempenho
    - Sprints
    - Tarefas
  3. Módulo Atendimento
    - Bugs
    - Chamados
    - Chat
    - Contatos
  4. Módulo Comercial
    - Propostas
    - Clientes
    - Fornecedores
    - Negociações
    - Parceiros
    - Projetos
    - Soluções
  5. Módulo Financeiro
    - Contas
    - Contas contábeis
    - Custos
    - Folha
    - Gráficos
    - Parametrização
    - Previsões
  6. Módulo GED
    - Tipos
    - Documentos
  7. Módulo Relatórios (para clientes)
    - Acompanhamento de projetos
    - Manutenção Evolutiva
  8. Módulo RH
    - Calendário
    - Departamentos
    - Cargos
    - Funções
    - Colaboradores
    - Currículos
    - Expediente
    - Horários
    - Vagas
    - PVCT
    - Salários
  9. Módulo Configurações
    - Áreas
    - Empresa
    - Logs
    - Menus
    - Níveis
    - Permissões
    - Usuários

Vamos procurar explicar todo o sistema de forma simples e coerente, sempre baseados em exemplos práticos, para facilitar o aprendizado e provocar a participação dos leitores.

Nada vai “mudar” em 2009

Pelo menos aqui vai ser assim, ou seja, nada vai “mudar” em 2009.

Continuaremos em ritmo de melhoria contínua! Continuaremos organizando as informações, integrando pessoas e processos, estimulando a colaboração, contribuindo com a comunidade e gerando resultados.

Tudo bem, mas melhoria contínua significa mudança contínua, certo? Então por que dizer que nada vai mudar?

Não adianta fazer diferente, temos que fazer melhor

Não adianta fazer diferente, temos que fazer melhor

É justamente essa a idéia! A mudança tem que se tornar uma rotina nas empresas, ou melhor, desde que você e/ou a sua empresa estejam fazendo as coisas com o objetivo único de melhorar continuamente, não há problema algum em dizer que você caiu na rotina. Complicado isso, não?

É o mesmo que falar que a sua vida virou uma rotina, pois você está sempre em processo de mudança. Que chato…

Com certeza você já leu em algum lugar ou alguém já perguntou pra você: O que você quer que seja diferente no ano novo? E o que você vai fazer para que isso aconteça?

Perguntinha batida essa hein? Todo ano é a mesma coisa, todos perguntam e ninguém explica como se faz para que isso realmente funcione e para que você consiga, efetivamente, fazer tudo o que precisa ser feito para alcançar aqueles inalcançáveis objetivos que estão em seu planejamento pessoal ou profissional. Aliás, até existem várias “receitinhas de bolo” por ai, ensinando como você pode alcançar seus objetivos. Basta segui-las e pronto, você conquista tudo o que quiser. Acho até que vamos escrever mais uma dessas aqui, mas é por uma boa causa.

Metas

Metas

A questão é: Na prática, não funciona bem assim, ou melhor, a maioria das empresas não consegue alcançar as suas metas, atingir seus objetivos, fazer aquilo que tanto deseja.

Claro que não vai conseguir, pois em muitos casos não existe um planejamento e em outros casos, o planejamento existe, mas só serve para “bonito”.
Não adianta comer sopa de lentilha, pular 7 ondas, colocar 7 sementes de uva na carteira, etc, se você não se mexer para conseguir as coisas. Todo mundo sabe disso, mas ficam amarrados em crendices populares.

O problema não é a crendice em si, mas acreditar que só ela basta para que as coisas automáticamente sejam diferentes no próximo ano.

Faça as coisas saírem do papel, efetivamente. Defina exatamente e objetivamente o que você quer para a sua empresa e relacione isso a um prazo, uma data. A partir daí, você tem a Visão da sua empresa e tudo que você fizer daquele momento em diante tem que ser justificado, de alguma forma, para alcançar a Visão, ou seja, se a Visão da sua empresa for “Ser reconhecida nacionalmente como a melhor fabricante de bolas de futebol”, tudo o que você fizer, exatamente tudo o que acontecer dentro da sua empresa, tem que estar relacionado de alguma forma a esta Visão.

Desenhe uma pirâmide, coloque a Visão no topo e, logo abaixo da Visão, trace uma linha identificando um nível inferior, onde você vai listar quais as metas específicas para que a sua empresa alcance a Visão. Como por exemplo:

- Aumentar o nível de satisfação dos clientes para 98%
- Aumentar a lucratividade da empresa em 20%
- Aumentar a produtividade da equipe em 15%
- Aumentar o investimento em ações socioambientais em 50%

Modelo de definição e representação de metas

Exemplo fictício de definição e representação de metas

Tente abranger todas as dimensões do negócio:
1- Cliente
2- Acionista
3- Colaborador
4- Sociedade

Atenção:
- Para cada Meta, para cada Ação e para cada Sub-Ação defina uma data limite e um responsável.
- Coloque tudo isso em um cronograma.
- Utilize uma ferramenta (software, de preferência) para ajudar você a monitorar os prazos e para não deixá-lo esquecer de cada uma das Ações.
- Avalie periodicamente cada item do cronograma.
- Redefina datas e ações, caso realmente seja necessário.
- Compartilhe tudo e gere colaboração entre toda a equipe.

- Forneça ferramentas e informações e cobre resultados.
- Faça reuniões frequentes

O segredo

O segredo

“O segredo”:
Na verdade não existe segredo, tudo é bastante óbvio. Se você dedicar um tempo para definir metas, dedicar um tempo para conversar com os envolvidos, dedicar um tempo para monitorar o cronograma e dedicar um tempo para aproveitar os resultados, tudo vai funcionar.

Nunca diga que não teve tempo para isso ou para aquilo. Todos nós temos o mesmo tempo, o que falta na maioria das vezes (pra não dizer, em todas as vezes) é simplesmente organizar esse tempo e tratar de forma coerente e sensata, os imprevistos.

São coisas óbvias, sabemos disso. Mas que precisam ser lembradas sempre.

Mais uma detalhe, não trabalhe igual a um “louco”. Não pense que ficar até tarde na empresa é a única solução. Procure planejar (óbvio também) antes de fazer uma tarefa. Na prática, isso irá poupar muito tempo para você e para sua empresa.

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A Visão da Tecmedia é:

“Tornar-se referência nacional no segmento de Internet, nas áreas de consultoria, projeto, desenvolvimento e gestão de sistemas online até 2010.”

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Lembra do título do post? Nada vai “mudar” em 2009.

VAMOS CONTINUAR FAZENDO AS “COISAS” ACONTECEREM!

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Que Deus continue nos abençoando.

Expediente especial neste final de ano

Fim de ano é época de reunir a família e celebrar as conquistas do ano que passou, além de fazer planos para o futuro.
A Tecmedia, como a maioria das empresas, vai emendar os feriados de Natal e Ano Novo, que “caem”, ambos, em quintas-feiras.
O dia de véspera de Natal, 24/12, trabalharemos no horário normal, até às 18:08h. Já dia 31/12, véspera de Ano Novo, nosso expediente será encerrado às 12:00h.


Recapitulando:

24/12 – Expediente normal
25/12 – Não haverá expediente (Natal)
26/12 – Não haverá expediente
31/12 – Expediente das 8:00h às 12:00h
01/01 – Não haverá expediente (Confraternização Universal)
02/01 – Não haverá expediente

A partir do dia 05/01, segunda-feira, retomaremos as atividades normalmente, sendo encerrado o expediente especial.

Pedimos a compreensão de todos e reiteramos que o objetivo da empresa é proporcionar satisfação tanto para seus colaboradores, quanto para seus clientes. Deste modo, a programação foi definida de forma a não comprometer os serviços em andamento, como também, beneficiar os colaboradores que desejam aproveitar os feriados para viajar ou descansar.

Precaução

Teremos contatos que ficarão à disposição para eventuais emergências ou dúvidas.
Ricardo Duarte (Desenvolvimento) – (48) 8802-0008
Eder Cachoeira (Diretoria) – (48) 9994-8513
Marila Lorenzato (Financeiro) – (48) 8831-6107

Mais informações através do e-mail atendimento@tecmedia.com.br ou pelo telefone: (48) 3626-9454.

Kanban?

A idéia do Kanban nasceu na grande fábrica automobilística japonesa Toyota, por volta do ano de 1980.
Essa técnica foi proposta como um meio de sinalizar e controlar os fluxos de produção na fábrica, evitando o acúmulo de estoque de peças e a produção em demasia.
O quadro Kanban, devidamente atualizado, mostra em que etapa da produção está a solicitação de peças. Quando todas as solicitações de produção estiverem concluídas (atingirem a última etapa), estas devem ser retiradas do Kanban para que mais solicitações sejam anexadas à primeira etapa demarcada.

Kanban

Kanban

Kanban e Scrum
O Kanban, associado à metodologia de desenvolvimento ágil Scrum, adotada pela Tecmedia, é utilizado de forma muito semelhante.
São anexados post-its indicando as histórias (itens do Sprint Backlog) a serem desenvolvidas no Sprint. À medida que essas histórias passam pelas etapas definidas, a equipe de desenvolvimento atualiza o quadro.
As etapas que definimos são:
1. Não iniciado
2. Em desenvolvimento
3. Implementado
4. Em testes
5. Feito!

De acordo com a metodologia Scrum, todas as manhãs a equipe de desenvolvimento e o Scrum Master devem se reunir por, aproximadamente, 15 minutos para analisar o que foi feito no dia anterior e definir o que será feito durante o dia. Nessa reunião diária, nomeada de Daily Scrum, todos ficam por dentro do andamento dos projetos. Quem estiver com dificuldade na realização de alguma história pode expôr ao grupo, a fim de receber ajuda.

Daily Scrum em frente ao Kanban

Daily Scrum em frente ao Kanban

Aqui na Tecmedia, realizamos o Daily Scrum em frente ao Kanban, para que as histórias sejam revisadas e atualizadas, além de definir quais serão implementadas neste dia e qual colaborador será responsável por cada uma.

Com a implantação do Kanban na Tecmedia, ficou muito mais claro e visível para todos como está o andamento de cada história.
Conseguimos visualizar de forma ampla os resultados de nosso trabalho. Isso aumenta a motivação da equipe para que o Sprint seja finalizado com sucesso, ou seja, todas as histórias concluídas. Vemos dia-a-dia os post-its passando de ‘Não iniciado’ para ‘Em desenvolvimento’, depois para ‘Implementado’, o que já gera certa satisfação na equipe, logo para ‘Testes’ e, em seguida, para o status de ‘Feito!’.
Não existem mais as dúvidas:
- O que vou fazer agora? (assim que se conclui uma tarefa)
- Como está o andamento da história que meu colega (que está ausente na empresa hoje) ficou responsável?
Como a equipe é auto-gerenciável, assim que concluída uma história, o desenvolvedor pode ir até o Kanban, visualizar quais as histórias que ainda precisam ser feitas e escolher uma para implementar, respeitando as prioridades.

Interessante acrescentar aqui que, além do quadro Kanban físico, exposto na parede de nosso departamento técnico, também possuímos um “Kanban virtual”, ferramenta desenvolvida internamente e agregada ao Portal Corporativo Tecmedia. Com essa ferramenta, é possível o gerenciamento de todas as histórias da mesma forma que fazemos no Kanban tradicional, com o diferencial de que as informações não correm o risco de serem perdidas, ficando armazenadas para consultas futuras. Também podemos associar as tarefas a uma história, tendo o controle de quais ações foram realizadas e quais colaboradores foram alocados para a execução da mesma. Além disso, essa ferramenta disponibiliza gráficos gerenciais para a avaliação do desempenho da equipe em tempo real, que analisam quantas horas estão estimadas para que a equipe trabalhe no Sprint e quanto já foi trabalhado.

Mala direta – PCT4

Mala direta PCT4

Mala direta PCT4

“Independente do tamanho da sua empresa, ela pode começar 2009 reduzindo custos e melhorando resultados. Utilize o PCT4 para organizar informações, otimizar processos e gerar colaboração entre a sua equipe. O retorno será uma consequência inevitável.”

Está foi a frase inicial da mala direta que enviamos nesta sexta-feira para estimular as empresas na utilização do PCT4 e iniciar o Ano Novo com o “pé direito”.

Definimos o conteúdo desta mala direta com o objetivo de chamar a atenção para a possibilidade de redução de custos e, conseqüentemente, a melhoria dos processos atuais em uma empresa.

Destacamos algumas situações comuns que podem ser facilmente encontradas na maioria das organizações. Situações estas que, de alguma forma, prejudicam o crescimento das mesmas.
Para cada situação citada, o PCT4 possui um componente que ajuda direta ou indiretamente na resolução do problema.

Apenas algumas das várias situações que fazem parte de uma lista de problemas corporativos que o PCT4 pode resolver foram relacionadas. São elas:

  • As solicitações feitas pelos seus clientes são recebidas e armazenadas por pessoas diferentes e de várias formas, dificultando o controle e acompanhamento das mesmas.
  • Sua empresa tem dificuldade em controlar o tempo que cada funcionário utiliza para executar uma tarefa.
  • Seus funcionários gastam muito tempo com programas de mensagens instantâneas e você não pode proibir, pois os clientes também são atendidos por este meio.
  • Sua equipe comercial tem dificuldade em compartilhar informações sobre as negociações em andamento.
  • Quando você precisa de um modelo de documento, tem que procurá-lo em vários computadores ou perguntar para seus colegas onde encontrá-lo.
  • Os clientes precisam ligar para a sua empresa para saber como está o andamento de um determinado projeto ou a entrega de um produto.
  • Seus funcionários não têm um local específico para trocar informações importantes e contribuir com idéias para melhorar a empresa.
  • Sua empresa possui ou está em busca de alguma certificação de qualidade e tem dificuldade em controlar processos, procedimentos e relatórios exigidos.

Além de salientar estas situações comuns, tentamos mostrar, de forma gráfica, como o sistema faz isso, ou seja, de que forma o PCT4 ajuda na Organização, Integração, Colaboração e nos Resultados dentro de uma corporação. Para isso, criarmos dois fluxogramas mostrando o sentido das informações e como elas são tratadas dentro do processo administrado pelo sistema.

Mostramos o fluxograma Atendimento:

Fluxograma Atendimento

Fluxograma Atendimento

E, também, o fluxograma Comercial:

Fluxograma Comercial

Fluxograma Comercial

Os dois módulos são direcionados ao gerenciamento do relacionamento com clientes e prospects.
Eles fazem isso através de um conceito baseado nas premissas do PCT4, que são:

  1. Organização das informações
  2. Integração de departamentos
  3. Colaboração entre a equipe
  4. Resultados para todos os envolvidos

A mala direta destaca ainda o valor do investimento inicial que uma empresa precisa fazer para começar a utilizar o sistema.
O valor de R$ 74,90 é promocional e válido até 31/12/2008. O objetivo do preço diferenciado é facilitar ao máximo a adesão das empresas já neste ano.

Mais um argumento interessante é a possibilidade de realizar, em menos de 5 minutos, um cadastro para utilização imediata do sistema sem custo algum, durante um período de 30 dias. Desta forma, todos podem, pelo menos, conhecer e testar o sistema e só depois decidir se atende ou não as necessidades da sua empresa.

Atualmente a versão online do PCT4 (Saas – Software como serviço) contempla três módulos e três componentes – Atendimento/Chamados, Comercial/Negociações e GED/Documentos.

A equipe Tecmedia está trabalhando para disponibilizar outros módulos e componentes neste formato (Saas) já no início de 2009. Muitas novidades virão por aí!

O Hotsite do PCT4 com mais informações pode ser acessado pela seguinte url: http://www.tecmedia.com.br/solucoes/pct4

Para acessar diretamente a página e fazer o cadastro no plano test-drive ou um dos planos empresariais, basta clicar aqui

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