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O Portal Corporativo Tecmedia (PCT), sistema online utilizado na empresa recebeu três novos componentes e uma funcionalidade, respectivamente, “Gerador de Propostas”, “Itens da proposta”, “Gerador de Orçamentos” e “Envio de e-mail integrado”. Graças a isso, o PCT que já é vital para a Tecmedia, tornou o dia-a-dia dos colaboradores ainda mais prático.

Com os componentes “Gerador de Propostas” e “Itens da proposta”, o Departamento Comercial ganhou maior agilidade na elaboração de propostas comerciais para clientes e prospects. Já que o PCT passou a gerar automaticamente estes documentos com as informações cadastradas pelo usuário, no caso, o assistente comercial Tecmedia.

Este recurso é fácil de ser utilizado e funciona da seguinte forma: Para criar uma nova proposta, um colaborador do Departamento Comercial acessa o componente “Gerador de Propostas”, através do módulo “Comercial”, e clica em “Incluir proposta”. Nesta nova página, seleciona o cliente e o produto ou serviço. Em seguida escolhe as áreas (por exemplo, Notícias ou Fale Conosco, no caso de um site). Depois preenche as informações: prazo, estimativa de horas, valor da hora e condições de pagamento. O sistema calcula o total do investimento do cliente. Por último, clica-se em Salvar. A proposta é gerada instantaneamente.

Na página do “Gerador de Propostas”, o usuário pode realizar o download do documento gerado. Este segue o formato das propostas comerciais elaboradas pela Tecmedia a seus clientes.

O Componente “Itens da proposta” parametriza o componente “Gerador de Propostas”. É aqui onde são cadastrados os recursos que poderão ser incluídos nas propostas, como as áreas Notícias ou Fale Conosco, citadas anteriormente.

Já o Componente “Gerador de Orçamentos” auxilia o Departamento Comercial a calcular preços para serviços avulsos, como criação de Banners e novas áreas em sites já desenvolvidos. Através do link “incluir orçamento”, o usuário vai até uma página, onde preenche informações como cliente, projeto, prazo, valor hora. Em seguida clica em salvar. O orçamento é gerado rapidamente, e o usuário escolhe se deseja visualizá-lo ou fazer o download.

Sobre o “Envio de e-mail integrado”

Toda vez que um cliente faz uma solicitação na Tecmedia, é aberto um chamado para documentá-la. Durante o processo, é comum a troca de e-mails entre os colaboradores e solicitantes. A implantação do “Envio de e-mail integrado” tem o objetivo de facilitar o registro destas mensagens, que antes eram copiadas e coladas da caixa de e-mails no Chamado.

Com a implantação dessa funcionalidade, o usuário do PCT  redige um e-mail dentro do próprio sistema, que o enviará ao destinatário escolhido e aos colaboradores envolvidos.

Esta forma de envio de e-mails também foi configurada para o componente Negociações. Neste, também é permitido o anexo de um arquivo.

Uma das vantagens do recurso é a praticidade e a rapidez para responder às interações. E mantém os contatos realizados, durante o processo, centralizados e documentos.

Quantas horas são produtivas durante o expediente de um colaborador? Esta é uma preocupação de gerentes e diretores de qualquer empresa. O componente Relatórios de Tarefas do Módulo Ágil do Portal Corporativo Tecmedia proporciona o controle diário, semanal e mensal do número de horas trabalhadas.

O recurso exibe, na página principal, um gráfico e uma tabela. A última, dividida por semana e por colaborador, mostra o quanto cada um trabalhou durante um período. Por exemplo, José Souza, entre os dias 27 de abril e 1 maio, empregou 32 horas em atividades produtivas. Com os dados da tabela, é gerado um gráfico.

Com a leitura dos gráficos, é possível monitorar o desempenho e aproveitamento da equipe. Assim, sabemos se os colaboradores estão sobrecarregados ou ainda possuem tempo disponível, definindo, dessa forma, se é necessária a contratação de mais pessoas.

Estas informações são provenientes do Componente Tarefas do Módulo Ágil, no qual cada colaborador cadastra o que está fazendo e quanto tempo investirá na execução da atividade.

Um colaborador desempenha inúmeras funções e ocupações durante o expediente. O Componente Tarefas do Módulo Ágil do Portal Corporativo Tecmedia funciona como uma forma de controle do tempo e das atividades a serem realizadas.

Pelo Componente Tarefas, um colaborador cadastra as atividades que pretende fazer durante o dia e o tempo que empregará para finalizá-las. Por exemplo, João precisa terminar um relatório sobre o Departamento Financeiro. Ele entrará no Módulo Ágil, clicará em tarefas, e em seguida, quando a página abrir, acessará o link Incluir Tarefas. Lá, cadastrará a atividade “Escrever relatório sobre o Departamento Financeiro”, e também, as horas ou minutos que serão investidos para terminá-la, “03:00”. Depois, basta iniciar a tarefa e redigir o documento.

Nesta solução, as tarefas são visíveis para todos que tenham acesso ao PCT, sendo possível saber em qual projeto um colaborador está se empenhando. E, para qual cliente, ele está trabalhando. Para nós da Tecmedia, como prestadores de serviço, este componente é muito importante, pois auxilia a controlar quanto tempo é despendido nos serviços externos e internos, já que recebemos por hora trabalhada.

Depois de encerradas, as tarefas são marcadas com o tempo que levou para a execução. Se a atividade for encerrada de acordo com o programado, esta será marcada de azul. Caso aconteça o contrário, a tarefa aparecerá com a cor vermelha.

A utilização de senhas é vital para garantir a segurança de aplicativos, websites, dentre outros, contra pessoas mal-intencionadas. E como a Tecmedia trabalha com uma infinidade de combinações, é natural que necessitemos de um local seguro para registrá-las. O nosso Portal Corporativo PCT possui um componente especial para esta tarefa: Senhas no Módulo Atendimento.

Por meio deste componente é possível registrar o cliente, a data da última modificação do password e o recurso. Entretanto, nem todas as informações cadastradas são visíveis a todos os colaboradores, já que o acesso é feito por nível e de forma criptografada.

Com o PCT, não corremos o risco de esquecer ou mesmo escrever em um papel a senha, deixando-a ao alcance de todos. O componente garante segurança aos nossos processos, consequentemente, a nossos clientes.

Além de desenvolver soluções online e websites, a equipe da Tecmedia realiza a manutenção evolutiva dos sites de vários clientes. Neste serviço, a empresa se responsabiliza pela atualização dos conteúdos dinâmicos (notícias, enquetes, banners, etc), e também, por atender às solicitações dos proprietários das páginas (criar novas áreas, dentre outros). A partir da última quarta-feira, a equipe passou a utilizar, no próprio Portal Corporativo, uma área para informar aos clientes sobre andamento das requisições envolvendo à manutenção. O objetivo é estreitar o canal de comunicação e garantir transparência nas relações.

Dentro do Portal Corporativo Tecmedia (PCT), já existia um componente denominado Acompanhamento de Projetos que realizava uma ponte entre os clientes e a Tecmedia. Mas este era utilizado somente para projetos que estavam em desenvolvimento. Os colaboradores acessavam a área, registravam como estava o andamento da criação do sistema ou site e, quando necessário, requisitavam alguma informação. O cliente recebia estas interações por e-mail. Caso precisasse fazer algum comentário, acessava o PCT, através de um login e senha exclusivos. Obviamente, o cliente só pode ver os projetos relacionados à sua empresa.

Este recurso, agora, também está disponível para todas as empresas que a Tecmedia presta o serviço de manutenção evolutiva. Semanalmente, a equipe técnica atualizará a área com informações referentes às tarefas executadas pelos colaboradores e às futuras melhorias. Os clientes também poderão interagir, registrando novas solicitações.

Dessa forma, todos ficam cientes das tarefas executadas pela equipe.

Sobre os serviços de manutenção

Para cada contrato de manutenção, a Tecmedia sugere ao cliente um número máximo de horas que serão investidas no website em um mês. O controle do tempo é feito pelo PCT através dos componentes Contratos de Manutenção (leia mais sobre ele aqui) e Tarefas.

A área do PCT, Manutenção Evolutiva, gera relatórios mensais sobre o que é feito para cada empresa. Estas informações são apresentadas em reuniões realizadas uma vez ao mês com os clientes.

A Tecmedia possui um Departamento de Comunicação, que é o encarregado de redigir notícias e coletar informações com os clientes para a atualização do site. Este setor ainda cria enquetes; alimenta as páginas com notícias atuais, pertinentes ao ramo de negócios do cliente, de diversos veículos de comunicação; elabora frases publicitárias para banners; dentre outras atividades.

E na retaguarda está a equipe do Departamento Técnico, que é responsável por novas implementações e pelo apoio na área de tecnologia.

Gostaria de receber um contato da Tecmedia e saber mais sobre a manutenção evolutiva para o site da sua empresa? Clique aqui.

A Tecmedia, além de desenvolver websites, soluções online e o  PCT4, mantém contratos de manutenção com vários clientes. Para nos auxiliar no controle destes acordos, quanto a prazo, status, tarefas cumpridas e horas despendidas, existe no Portal Corporativo Tecmedia, o componente Contratos de Manutenção.

Acessado pelo módulo Atendimento, o componente exibe, na página principal, uma lista de  empresas e instituições que têm ou já tiveram contratos de manutenção.
Ao clicar sobre algum dos clientes cadastrados, abre uma tela com informações sobre o status, as horas investidas mensalmente no website, melhorias feitas, dentre outros dados.

Na mesma página, aparece uma lista com as tarefas, divididas por mês, realizadas pelos colaboradores Tecmedia. Exemplos: notícias inclusas no site, trocas de banners, atualizações de endereços, inserção de novas áreas, dentre outras. Todas estas atividades são transformadas em relatórios pelo próprio componente, e  são repassadas, durante reuniões realizadas mensalmente,  aos clientes. Assim, estes tomam conhecimento de como as horas de manutenção são investidas. Dessa forma, mantemos um relacionamento transparente e aberto.

Uma outra vantagem desta ferramenta é possibilitar o monitoramento das datas de expiração dos contratos.

Meta (do conceito grego τέλος [telos]; do latim finis; do inglês target) marca a pessoa se posicionando no futuro desejável e se esforçando para implementar as condições (objetivo). Uma meta não é a mesma coisa que um objetivo e vice-versa. Uma meta é um objetivo relacionado a tempo e valor, ou seja: “Vou comprar um carro (objetivo) de R$ 20.000,00 (valor) até dezembro de 2008 (tempo/prazo).”Uma meta é um objetivo traduzido em termos quantitativos. Por exemplo, o objetivo é aumentar a temperatura de fusão e a meta é chegar a 1000 graus centígrados.

Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Meta

ScreenShot do componente Metas

No componente Metas você cadastra as metas definidas para a sua empresa, informa o prazo para atingir cada uma delas e controla seus status, ou seja, o sistema mostra pra você quais são as metas que precisam ser atingidas, as datas limites e informa, ainda, se aquela meta já foi atingida ou não.

Tudo isso, com a vantagem de você configurar lembretes, via e-mail ou RSS, para não esquecer de nenhum detalhe.

A meta pode estar relacionada à sua própria empresa ou a um cliente ou, ainda, a um projeto específico.

No nosso caso e, também, da maioria das empresas prestadoras de serviços, costuma-se trabalhar com contratos que definem a manutenção mensal para um determinado serviço ou produto oferecido para o cliente.

É importante manter um controle confiável destes contratos para que não haja necessidade da intervenção manual de um profissional para que o contrato esteja sempre válido, ou seja, para que a sua data de validade seja acompanhada e atualizada, tanto pelo prestador do serviço, quanto pelo cliente.

ScreenShot do componente Contratos

O componente Contratos possibilita, de forma simples, mantermos os contratos de manutenção (no nosso caso, contratos de manutenção de sites e sistemas) sempre ativos e monitorados em tempo real.

Para que este controle seja realmente eficaz, nós cadastramos o número do contrato, relacionamos o mesmo a um cliente e a um projeto, definimos no próprio PCT o período de validade, composto por data início e data fim e o número de horas contratadas.

Diariamente, temos a visão em tempo real, das horas utilizadas naquele mês e também das datas finais de todos os contratos vigentes. Desta forma, conseguimos nos antecipar ao vencimento de um contrato e nosso departamento comercial tem o tempo necessário para negociar a renovação do mesmo.

ScreenShot do componente Comunicados

O componente Comunicados tem o objetivo de gerenciar e publicar comunicados gerais, de interesse de todos os usuários do Portal Corporativo Tecmedia.

A grande vantagem da publicação de comunicados através do PCT, comparando com outras ferramentas, como e-mail, msn, arquivos, etc, é justamente a centralização da informação aliada a manutenção de um histórico sempre disponível para eventuais consultas de comunicados antigos.

É um componente simples que funciona da seguinte forma:

1. Inicialmente cadastra-se o título do comunicado
2. Em seguida, uma descrição, ou seja, o conteúdo (texto) principal deste comunicado
3. Define-se uma data inicial e uma data final
4. E pronto, o comunicado aparecerá na capa do PCT para todos os usuários

Não há limite para comunicados. O único cuidado que se deve ter é utilizar este componente para assuntos relevantes e de interesse geral e administrar as datas de exposição dos mesmos para que não haja concorrência desnecessária entre os comunicados.

ScreenShot da capa do PCT

Ao visualizar o(s) comunicado(s), o usuário pode clicar em um pequeno botão e minimizar aquele comunicado. O título do mesmo continuará aparecendo enquanto estiver dentro do período pré-definido, mas ele não ocupará espaço desnecessário.

O Portal Corporativo Tecmedia é composto por 9 módulos e mais de 35 componentes.
Cada usuário do PCT está relacionado a um nível de permissão pré-definido, que limita o acesso deste usuário aos módulos e componentes que vamos descrever aqui.

Por exemplo: Os usuários do nível Comercial tem acesso somente aos componentes e funcionalidades pré-definidas para este nível.

Para descrever todos os módulos, componentes e funcionalidades, vamos utilizar um usuário com nível Administrador, que possui, obviamente, acesso irrestrito ao PCT.

O Módulo Administrativo

O primeiro módulo a ser exposto aqui no blog é o Módulo Administrativo. Este possui componentes com características de abrangência maior do que os demais módulos.
Melhor dizendo, são componentes que atendem as necessidades da maioria dos departamentos da empresa, por isso, são acessados pela maioria dos colaboradores.

Os principais componentes deste módulo são:
- FAQ
- Comunicados
- Contratos
- Metas
- Recursos
- Senhas

ScreenShot do componente FAQ

O componente FAQ (Frequently Asked Questions) ou Perguntas mais Frequentes, em português, serve para gerenciar as questões mais relevantes relacionadas ao dia-a-dia dos departamentes, ou seja, com este componente é possível manter e compartilhar as dúvidas mais comuns e, com isso, auxiliar os colaboradores, agilizando o processo de aprendizado e dando liberdade na execução de suas tarefas.

Entre as funcionalidades deste componente está a busca por palavra-chave, que facilita muito na hora de buscar informações sobre um determinado assunto.

Veja alguns exemplos de perguntas comuns que temos cadastradas no PCT:

• O que é um nome de domínio?
• O que é a pesquisa de clima organizacional?
• Como consultar a movimentação da conta corrente?
• Como gerar um boleto bancário?
• O que é a ginástica laboral?
• O que é hospedagem?

Entre várias outras.
É uma área que requer atualização constante, pois quanto mais informações tivermos cadastradas, mais agilidade e conhecimento teremos dentro da empresa.