Uma nova funcionalidade foi adicionada ao Portal Corporativo Tecmedia (PCT), Módulo Comercial, para facilitar a prospecção de clientes, realizada pelo Departamento Comercial. Através desta ferramenta, é possível enviar uma mala direta a um ou grupo específico de e-mail, o que confere agilidade na sondagem de prospects.

Para a utilização deste novo recurso, são necessários o cumprimento de três etapas: cadastro do segmento para o qual será mandada a mala direta; criação e inserção desta no PCT; por último, contato e envio.

No componente “Segmentos para Malas diretas”, são cadastrados os nichos de mercado (Imobiliárias, Transportadoras, Escritórios de Advocacia, etc) para os quais serão desenvolvidos trabalhos de prospecção. Em uma outra área, são inseridos: a imagem da mala direta, um link do site e o nome do segmento (já cadastrado anteriormente).

Em um diferente momento, um colaborador entra em contato com um possível cliente, coleta os dados e em seguida os cadastra no componente “Malas Diretas”. No campo “Existe Interesse”, escolhe uma das opções Sim ou Não. Caso haja interesse, a mala-direta será enviada automaticamente. Se ocorrer o contrário, e for selecionada a opção “Não”, o contato é cadastrado, mas não é enviado nenhum e-mail. Dessa forma, o Comercial possui uma lista de todos os prospects, mesmo os que não possuem interesse.

Este recurso possibilita uma melhor utilização das mala diretas e cadastro de prospects.

Uma empresa depende de um bom planejamento financeiro para o funcionamento. Dentro da Tecmedia, utilizamos o Portal Corporativo PCT para auxiliar nessa função. O Módulo Financeiro ajuda no controle de gastos e pagamentos de contas, além de gerar relatórios e gráficos que contribuem para acompanhamento do que foi previsto e realizado quanto a investimentos e despesas.

O módulo é composto pelos seguintes componentes: Contas, Contas a pagar, Contas a receber, Contas contábeis, Custo Colaborador, Custo Projeto, Folha de Pagamentos, Gráfico Financeiro Geral, Gráfico Financeiro por Conta, Parametrização, Previsões, Tipos de pagamentos.

Confira abaixo a descrição de cada um dos módulos:

Contas: Neste módulo, são realizados os cadastro dos Caixas  relacionados à empresa, como contas bancárias.

Contas a pagar: É a área onde o Departamento Financeiro controla e cadastra todas as contas que devem ser pagas, como salários, vale-transporte, água, luz, dentre outras.

Contas a receber: Já neste local, são inseridos todos os valores que serão recebidos pela empresa, como pagamentos de projetos, contratos de manutenção, serviços avulsos, etc.

Contas contábeis: Cada despesa é cadastrada com uma conta contábil, ou seja,  um marcador, como salário, FGTs, limpeza. Isto facilita o controle de gastos do Departamento Financeiro com cada item.

Custo Colaborador: Este componente realiza o cálculo, por hora, dos custos fixos e variáveis para manter cada colaborador.

Custo Projeto: Com este módulo, o Departamento Financeiro pode estimar a lucratividade dos projetos. Este cálculo é feito baseado no número de horas gasto no projeto e o valor cobrado do cliente. O sistema monitora esta informação em tempo real.

Folha de Pagamentos: O departamento Financeiro faz o controle e cadastro, através deste componente, da folha de pagamento de cada colaborador, incluindo os valores gastos com INSS, Contribuição Sindical, Vale Transporte, Horas Extras, Plano de saúde, 13º Salários, dentre outras despesas.

Gráfico Financeiro Geral: Neste módulo, é possível visualizar um gráfico anual do faturamento e das despesas da empresa.

Gráfico Financeiro por Conta: Este módulo facilita o controle das contas contábeis, já que possibilita que o Departamento Financeiro visualize os gráficos de faturamento e de despesa de cada uma. Assim, é possível saber se os gastos estão dentro do previsto.

Previsões: O Departamento Financeiro, para facilitar o planejamento financeiro anual, insere neste módulo todas as despesas previstas e o faturamento estimado. Assim, é possível ter um planejamento dos gastos e ainda comparar com o já feito até o momento.

Tipos de pagamentos: Neste componente, são cadastrados os tipos de pagamento realizados, como cheque, cartão, dinheiro, boleto bancário.

O Portal Corporativo Tecmedia (PCT), sistema online utilizado na empresa recebeu três novos componentes e uma funcionalidade, respectivamente, “Gerador de Propostas”, “Itens da proposta”, “Gerador de Orçamentos” e “Envio de e-mail integrado”. Graças a isso, o PCT que já é vital para a Tecmedia, tornou o dia-a-dia dos colaboradores ainda mais prático.

Com os componentes “Gerador de Propostas” e “Itens da proposta”, o Departamento Comercial ganhou maior agilidade na elaboração de propostas comerciais para clientes e prospects. Já que o PCT passou a gerar automaticamente estes documentos com as informações cadastradas pelo usuário, no caso, o assistente comercial Tecmedia.

Este recurso é fácil de ser utilizado e funciona da seguinte forma: Para criar uma nova proposta, um colaborador do Departamento Comercial acessa o componente “Gerador de Propostas”, através do módulo “Comercial”, e clica em “Incluir proposta”. Nesta nova página, seleciona o cliente e o produto ou serviço. Em seguida escolhe as áreas (por exemplo, Notícias ou Fale Conosco, no caso de um site). Depois preenche as informações: prazo, estimativa de horas, valor da hora e condições de pagamento. O sistema calcula o total do investimento do cliente. Por último, clica-se em Salvar. A proposta é gerada instantaneamente.

Na página do “Gerador de Propostas”, o usuário pode realizar o download do documento gerado. Este segue o formato das propostas comerciais elaboradas pela Tecmedia a seus clientes.

O Componente “Itens da proposta” parametriza o componente “Gerador de Propostas”. É aqui onde são cadastrados os recursos que poderão ser incluídos nas propostas, como as áreas Notícias ou Fale Conosco, citadas anteriormente.

Já o Componente “Gerador de Orçamentos” auxilia o Departamento Comercial a calcular preços para serviços avulsos, como criação de Banners e novas áreas em sites já desenvolvidos. Através do link “incluir orçamento”, o usuário vai até uma página, onde preenche informações como cliente, projeto, prazo, valor hora. Em seguida clica em salvar. O orçamento é gerado rapidamente, e o usuário escolhe se deseja visualizá-lo ou fazer o download.

Sobre o “Envio de e-mail integrado”

Toda vez que um cliente faz uma solicitação na Tecmedia, é aberto um chamado para documentá-la. Durante o processo, é comum a troca de e-mails entre os colaboradores e solicitantes. A implantação do “Envio de e-mail integrado” tem o objetivo de facilitar o registro destas mensagens, que antes eram copiadas e coladas da caixa de e-mails no Chamado.

Com a implantação dessa funcionalidade, o usuário do PCT  redige um e-mail dentro do próprio sistema, que o enviará ao destinatário escolhido e aos colaboradores envolvidos.

Esta forma de envio de e-mails também foi configurada para o componente Negociações. Neste, também é permitido o anexo de um arquivo.

Uma das vantagens do recurso é a praticidade e a rapidez para responder às interações. E mantém os contatos realizados, durante o processo, centralizados e documentos.

Quantas horas são produtivas durante o expediente de um colaborador? Esta é uma preocupação de gerentes e diretores de qualquer empresa. O componente Relatórios de Tarefas do Módulo Ágil do Portal Corporativo Tecmedia proporciona o controle diário, semanal e mensal do número de horas trabalhadas.

O recurso exibe, na página principal, um gráfico e uma tabela. A última, dividida por semana e por colaborador, mostra o quanto cada um trabalhou durante um período. Por exemplo, José Souza, entre os dias 27 de abril e 1 maio, empregou 32 horas em atividades produtivas. Com os dados da tabela, é gerado um gráfico.

Com a leitura dos gráficos, é possível monitorar o desempenho e aproveitamento da equipe. Assim, sabemos se os colaboradores estão sobrecarregados ou ainda possuem tempo disponível, definindo, dessa forma, se é necessária a contratação de mais pessoas.

Estas informações são provenientes do Componente Tarefas do Módulo Ágil, no qual cada colaborador cadastra o que está fazendo e quanto tempo investirá na execução da atividade.

Um colaborador desempenha inúmeras funções e ocupações durante o expediente. O Componente Tarefas do Módulo Ágil do Portal Corporativo Tecmedia funciona como uma forma de controle do tempo e das atividades a serem realizadas.

Pelo Componente Tarefas, um colaborador cadastra as atividades que pretende fazer durante o dia e o tempo que empregará para finalizá-las. Por exemplo, João precisa terminar um relatório sobre o Departamento Financeiro. Ele entrará no Módulo Ágil, clicará em tarefas, e em seguida, quando a página abrir, acessará o link Incluir Tarefas. Lá, cadastrará a atividade “Escrever relatório sobre o Departamento Financeiro”, e também, as horas ou minutos que serão investidos para terminá-la, “03:00”. Depois, basta iniciar a tarefa e redigir o documento.

Nesta solução, as tarefas são visíveis para todos que tenham acesso ao PCT, sendo possível saber em qual projeto um colaborador está se empenhando. E, para qual cliente, ele está trabalhando. Para nós da Tecmedia, como prestadores de serviço, este componente é muito importante, pois auxilia a controlar quanto tempo é despendido nos serviços externos e internos, já que recebemos por hora trabalhada.

Depois de encerradas, as tarefas são marcadas com o tempo que levou para a execução. Se a atividade for encerrada de acordo com o programado, esta será marcada de azul. Caso aconteça o contrário, a tarefa aparecerá com a cor vermelha.

A utilização de senhas é vital para garantir a segurança de aplicativos, websites, dentre outros, contra pessoas mal-intencionadas. E como a Tecmedia trabalha com uma infinidade de combinações, é natural que necessitemos de um local seguro para registrá-las. O nosso Portal Corporativo PCT possui um componente especial para esta tarefa: Senhas no Módulo Atendimento.

Por meio deste componente é possível registrar o cliente, a data da última modificação do password e o recurso. Entretanto, nem todas as informações cadastradas são visíveis a todos os colaboradores, já que o acesso é feito por nível e de forma criptografada.

Com o PCT, não corremos o risco de esquecer ou mesmo escrever em um papel a senha, deixando-a ao alcance de todos. O componente garante segurança aos nossos processos, consequentemente, a nossos clientes.