Meta (do conceito grego τέλος [telos]; do latim finis; do inglês target) marca a pessoa se posicionando no futuro desejável e se esforçando para implementar as condições (objetivo). Uma meta não é a mesma coisa que um objetivo e vice-versa. Uma meta é um objetivo relacionado a tempo e valor, ou seja: “Vou comprar um carro (objetivo) de R$ 20.000,00 (valor) até dezembro de 2008 (tempo/prazo).”Uma meta é um objetivo traduzido em termos quantitativos. Por exemplo, o objetivo é aumentar a temperatura de fusão e a meta é chegar a 1000 graus centígrados.

Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Meta

ScreenShot do componente Metas

No componente Metas você cadastra as metas definidas para a sua empresa, informa o prazo para atingir cada uma delas e controla seus status, ou seja, o sistema mostra pra você quais são as metas que precisam ser atingidas, as datas limites e informa, ainda, se aquela meta já foi atingida ou não.

Tudo isso, com a vantagem de você configurar lembretes, via e-mail ou RSS, para não esquecer de nenhum detalhe.

A meta pode estar relacionada à sua própria empresa ou a um cliente ou, ainda, a um projeto específico.

No nosso caso e, também, da maioria das empresas prestadoras de serviços, costuma-se trabalhar com contratos que definem a manutenção mensal para um determinado serviço ou produto oferecido para o cliente.

É importante manter um controle confiável destes contratos para que não haja necessidade da intervenção manual de um profissional para que o contrato esteja sempre válido, ou seja, para que a sua data de validade seja acompanhada e atualizada, tanto pelo prestador do serviço, quanto pelo cliente.

ScreenShot do componente Contratos

O componente Contratos possibilita, de forma simples, mantermos os contratos de manutenção (no nosso caso, contratos de manutenção de sites e sistemas) sempre ativos e monitorados em tempo real.

Para que este controle seja realmente eficaz, nós cadastramos o número do contrato, relacionamos o mesmo a um cliente e a um projeto, definimos no próprio PCT o período de validade, composto por data início e data fim e o número de horas contratadas.

Diariamente, temos a visão em tempo real, das horas utilizadas naquele mês e também das datas finais de todos os contratos vigentes. Desta forma, conseguimos nos antecipar ao vencimento de um contrato e nosso departamento comercial tem o tempo necessário para negociar a renovação do mesmo.

ScreenShot do componente Comunicados

O componente Comunicados tem o objetivo de gerenciar e publicar comunicados gerais, de interesse de todos os usuários do Portal Corporativo Tecmedia.

A grande vantagem da publicação de comunicados através do PCT, comparando com outras ferramentas, como e-mail, msn, arquivos, etc, é justamente a centralização da informação aliada a manutenção de um histórico sempre disponível para eventuais consultas de comunicados antigos.

É um componente simples que funciona da seguinte forma:

1. Inicialmente cadastra-se o título do comunicado
2. Em seguida, uma descrição, ou seja, o conteúdo (texto) principal deste comunicado
3. Define-se uma data inicial e uma data final
4. E pronto, o comunicado aparecerá na capa do PCT para todos os usuários

Não há limite para comunicados. O único cuidado que se deve ter é utilizar este componente para assuntos relevantes e de interesse geral e administrar as datas de exposição dos mesmos para que não haja concorrência desnecessária entre os comunicados.

ScreenShot da capa do PCT

Ao visualizar o(s) comunicado(s), o usuário pode clicar em um pequeno botão e minimizar aquele comunicado. O título do mesmo continuará aparecendo enquanto estiver dentro do período pré-definido, mas ele não ocupará espaço desnecessário.

O Portal Corporativo Tecmedia é composto por 9 módulos e mais de 35 componentes.
Cada usuário do PCT está relacionado a um nível de permissão pré-definido, que limita o acesso deste usuário aos módulos e componentes que vamos descrever aqui.

Por exemplo: Os usuários do nível Comercial tem acesso somente aos componentes e funcionalidades pré-definidas para este nível.

Para descrever todos os módulos, componentes e funcionalidades, vamos utilizar um usuário com nível Administrador, que possui, obviamente, acesso irrestrito ao PCT.

O Módulo Administrativo

O primeiro módulo a ser exposto aqui no blog é o Módulo Administrativo. Este possui componentes com características de abrangência maior do que os demais módulos.
Melhor dizendo, são componentes que atendem as necessidades da maioria dos departamentos da empresa, por isso, são acessados pela maioria dos colaboradores.

Os principais componentes deste módulo são:
- FAQ
- Comunicados
- Contratos
- Metas
- Recursos
- Senhas

ScreenShot do componente FAQ

O componente FAQ (Frequently Asked Questions) ou Perguntas mais Frequentes, em português, serve para gerenciar as questões mais relevantes relacionadas ao dia-a-dia dos departamentes, ou seja, com este componente é possível manter e compartilhar as dúvidas mais comuns e, com isso, auxiliar os colaboradores, agilizando o processo de aprendizado e dando liberdade na execução de suas tarefas.

Entre as funcionalidades deste componente está a busca por palavra-chave, que facilita muito na hora de buscar informações sobre um determinado assunto.

Veja alguns exemplos de perguntas comuns que temos cadastradas no PCT:

• O que é um nome de domínio?
• O que é a pesquisa de clima organizacional?
• Como consultar a movimentação da conta corrente?
• Como gerar um boleto bancário?
• O que é a ginástica laboral?
• O que é hospedagem?

Entre várias outras.
É uma área que requer atualização constante, pois quanto mais informações tivermos cadastradas, mais agilidade e conhecimento teremos dentro da empresa.

A partir de agora, vamos explicar em detalhes como funciona o modelo de gestão utilizado dentro da Tecmedia.

O foco principal deste assunto é mostrar o quanto um sistema gerencial, bem planejado e confiável, pode ajudar uma empresa a se diferenciar no mercado e conseguir a tão sonhada melhoria contínua, focada na otimização e controle dos processos gerenciais. No nosso caso, utilizamos o Portal Corporativo Tecmedia.

Vamos revisar um detalhe importante antes de continuar:

PCT ou PCT4?

Definições:

- PCT = Portal Corporativo Tecmedia (versão utilizada pela Tecmedia e por alguns clientes)

Interface do PCT

- PCT4 = Nova versão do Portal Corporativo Tecmedia, baseada em 4 princípios básicos: Organização, Integração, Colaboração e Resultados (versão disponível para qualquer empresa, no formato de software como serviço – Saas).

Interface do PCT4

Então, vamos em frente.

Para nortear a apresentação do nosso portal corporativo, listamos abaixo os principais módulos e componentes. Explicaremos, em futuros posts, como cada um deles auxilia na gestão da empresa:

1. Módulo Administrativo
   - FAQ
   - Comunicados
   - Contratos
   - Metas
   - Recursos
   - Senhas
   
2. Módulo Ágil
   - Histórias
   - Gráficos de desempenho
   - Sprints
   - Tarefas
   
3. Módulo Atendimento
   - Bugs
   - Chamados
   - Chat
   - Contatos
4. Módulo Comercial
   - Propostas
   - Clientes
   - Fornecedores
   - Negociações
   - Parceiros
   - Projetos
   - Soluções
   
5. Módulo Financeiro
   - Contas
   - Contas contábeis
   - Custos
   - Folha
   - Gráficos
   - Parametrização
   - Previsões
6. Módulo GED
   - Tipos
   - Documentos
   
7. Módulo Relatórios (para clientes)
   - Acompanhamento de projetos
   - Manutenção Evolutiva
   
8. Módulo RH
   - Calendário
   - Departamentos
   - Cargos
   - Funções
   - Colaboradores
   - Currículos
   - Expediente
   - Horários
   - Vagas
   - PVCT
   - Salários
9. Módulo Configurações
   - Áreas
   - Empresa
   - Logs
   - Menus
   - Níveis
   - Permissões
   - Usuários

Vamos procurar explicar todo o sistema de forma simples e coerente, sempre baseados em exemplos práticos, para facilitar o aprendizado e provocar a participação dos leitores.