Blog Tecmedia

Perfil:

A Tecmedia Internet Design iniciou suas atividades no segmento de desenvolvimento de soluções para Internet em 2 de fevereiro de 1997. Moderna, com valores sólidos e voltada à satisfação do cliente, conquistou uma posição diferenciada no mercado, caracterizando sua marca como uma das mais confiáveis no segmento em que atua.

Os serviços da Tecmedia são direcionados a empresas que desejam aperfeiçoar a gestão de processos, expôr a marca, comercializar produtos ou serviços na Internet e implementar novos canais de comunicação online com seus públicos.

Necessidade:
Até 2002, a empresa organizava seus documentos e informações de forma tradicional, ou seja, imprimindo-os para arquivar em armários e gavetas, além de salvar estes arquivos nos computadores. Deste modo, quando era necessário consultar algum documento, o colaborador buscava entre estes papéis e/ou nos computadores a informação desejada. Estes arquivos muitas vezes não se encontravam num mesmo lugar, dificultando a localização e gerando desorganização dentro da empresa.

Além desta dificuldade, os colaboradores e direção da empresa não podiam compartilhar informações de interesse geral com relação a negociações, andamento de projetos, solicitações de clientes, entre outras, muito importantes para o bom andamento do negócio. As solicitações feitas por clientes pelo telefone, por exemplo, eram anotadas em papéis e repassadas aos responsáveis. Deste modo, apenas alguns ficavam sabendo o que foi solicitado, como também o andamento desta tarefa.

Já as solicitações enviadas por e-mail eram arquivadas no computador, na pasta correspondente de cada cliente, mas isto nem sempre era compartilhado entre todos, e, quando eram compartilhadas, não havia um controle confiável das interações de cada envolvido.

O atendimento aos clientes e prospects acontecia tanto por telefone quanto por Msn. O que ficava registrado das negociações eram apenas as conversas do Msn e estas só poderiam ser consultadas por quem atendeu ao cliente; os outros colaboradores e responsáveis não tinham acesso à conversa completa.

O controle de expediente dos colaboradores era feito através de um Livro Ponto tradicional, o que não dava garantia de que os registros de horários estavam realmente corretos.

O departamento Financeiro utilizava um software para administrar todos os seus processos, porém, este não fornecia relatórios adequados às necessidades da empresa.

Para que o cliente ficasse a par do que estava sendo feito em seu projeto, a Tecmedia, eventualmente, entrava em contato, informando cada processo. Se partisse do cliente saber o andamento do projeto, ele deveria solicitar informações.

Solução: Implantação de um Portal Corporativo na Tecmedia
Com a implantação do portal, em 2003, as informações gerenciais passaram a ser organizadas e disponibilizadas em um único local, facilitando a administração do negócio. Sendo um sistema online, todos os envolvidos – colaboradores, clientes e parceiros – podem interagir, cadastrando tudo o que é realizado por eles. Desta forma, a comunicação interna se solidificou e tornou os processos mais ágeis. Este sistema, desenvolvido pela Tecmedia, recebeu o nome de PCT – Portal Corporativo Tecmedia.

O PCT é controlado por diferentes níveis, deste modo, tem acesso a determinada informação quem estiver habilitado para isto. Permite, além disso, uma diminuição no acúmulo de papéis, arquivos salvos em pastas nos computadores e, também, faz com que as informações fiquem centralizadas, podendo ser acessadas de qualquer lugar.

Este sistema mantém a equipe sintonizada e bem informada a respeito dos processos internos e informações diversas, relevantes ao foco de atuação da empresa.

Através dos “Chamados”, área na qual são cadastradas as solicitações, tanto de clientes, quanto internas, é possível registrar o que está sendo feito para conclusão do serviço. São encaminhados e-mails aos envolvidos, assim, todos ficam informados sobre andamento da solicitação.
No portal, também são expostos comunicados que informam os colaboradores a respeito de um determinado assunto. Isto fortifica ainda mais a comunicação dentro da empresa. Além disso, é disponibilizado um histórico, no qual ficam registrados todos os comunicados internos.

Na área FAQ são cadastradas questões que podem gerar incertezas tanto para novos colaboradores quanto para os mais antigos. Se há dúvidas acerca de regras e procedimentos da empresa, basta que o colaborador procure no FAQ as informações para seu esclarecimento.

Com o portal, a Tecmedia não precisa mais utilizar o Msn ou similar para manter contato com clientes ou qualquer outra pessoa que deseja se comunicar com a empresa. Agora, é utilizado o sistema de Chat, que está incluso no módulo Atendimento, do PCT. O portal alerta, instantaneamente, quando alguém entrou no Chat, através do site da Tecmedia. Os colaboradores que tiverem o Chat habilitado poderão atendê-lo e toda a conversa fica registrada no portal, podendo ser consultada a qualquer momento.

O módulo Comercial facilitou a organização do departamento Comercial da empresa, pois tudo que é tratado com o cliente fica registrado no sistema e estas informações podem ser consultadas, por exemplo, por novos colaboradores que precisem se inteirar sobre as negociações com clientes. Além disso, ficou mais fácil encontrar telefones e endereços, dispensando as convencionais agendas telefônicas.

O departamento Financeiro ganhou, com a implementação de um módulo específico no portal, relatórios e gráficos mais completos, que fornecem informações adequadas às necessidades de análise da empresa.

Os currículos recebidos não ficam mais guardados em gavetas e arquivos, ocupando espaço e muitas vezes até esquecidos. O candidato pode cadastrar seu currículo pelo site e este é, automaticamente, cadastrado no portal, podendo ser analisado quando necessário. Além disso, todos os comentários com relação à entrevista, testes, aprovação e reprovação ficam registrados.

Através da área “Acompanhamento de Projeto”, o cliente fica sabendo sobre o andamento de seu projeto sem precisar entrar em contato solicitando informações. Basta acessar o portal, com seu login e senha, para acompanhar cada etapa do projeto em desenvolvimento. O departamento técnico cadastra interações conforme as etapas finalizadas e estas podem ser visualizadas e comentadas pelo cliente sempre que ele desejar.

Hoje, todos que fazem parte da Tecmedia utilizam o PCT e não imaginam como seria trabalhar sem ele.

Depoimentos:
“Na Tecmedia, os colaboradores ficam a par de tudo o que acontece. Infelizmente, não é o que presenciamos na maioria das empresas. A falta de informação, muitas vezes, acaba gerando vários problemas.”
Niler Severino de Barcelos – Analista de Sistemas

“O PCT trouxe um maior controle dos departamentos, o que antes não acontecia.”
Charles König – Programador Web

“O controle que se tem do expediente dos colaboradores é muito eficiente, pois é cadastrada a hora exata em que eles entram e saem do portal, como também as horas trabalhadas. Tudo fica num histórico disponível para consulta.”
Marila Vergara Lorenzato – Auxiliar administrativo

“Entre todas as vantagens que o PCT, eu destaco a facilidade que este tipo de sistema proporciona para realização de trabalho remoto. A qualquer momento e em qualquer lugar com uma conexão a internet, consigo acompanhar e interagir com a equipe e até mesmo com clientes e parceiros. Desta forma, mesmo fisicamente longe da empresa, em viagens ou férias, é possível participar do dia-a-dia da Tecmedia e auxiliar a equipe, no seu trabalho. Outra grande vantagem é que todo esse contato fica documentado, formando um banco de conhecimento que também auxilia os colaboradores na execução de suas tarefas, otimizando tempo e evitando falhas de comunicação”.
Eder Cachoeira – Diretor

É um ótimo sistema para armazenar várias informações sobre a empresa, os colaboradores e os clientes.
Luciene Bittencourt – Programadora Web

“O PCT agiliza os processos desenvolvidos na empresa e traz uma maior integração entre os colaboradores.
Pois todos podem estar por dentro do que cada um está desenvolvendo no momento com as tarefas e os chamados cadastrados. E saber também o andamento das negociações que a empresa tem atualmente.
As funcionalidades que o PCT tem como poder organizar o expediente, informações sobre clientes, fornecedores, currículos, entre outras, geram benefícios e vantagens à empresa”.
Renata Silvério Ferreira – Auxiliar Administrativo

O PCT se destaca pela organização da empresa. Assim a obtenção de informações facilita a comunicação interna e a comunicação com os clientes. O PCT é um sistema que impulsiona a integração dos colaboradores, o atendimento eficaz aos clientes, e a organização essencial para a Tecmedia.
Mayara Luciano Bento – Assistente Comercial

Toda a informação sobre projetos, clientes, chamados, enfim, sobre todos os processos da Tecmedia, estão centralizadas no PCT, estando disponíveis de forma simples, rápida e sendo possível acessar as mesmas de qualquer lugar com acesso a Internet.
Marcelo Botega – Programador Web

Mais sobre o PCT
O Portal Corporativo Tecmedia atende as necessidades básicas dos principais departamentos de qualquer empresa, não necessariamente voltada ao ramo de Tecnologia da Informação. Seus módulos estão diretamente ligados aos conceitos de Service Desk, CRM, GED, BPM, BI, ERP, WorkFlow, dentre outros.

E dependendo do tipo de empresa, é possível que o portal receba novos módulos e seja integrado a sistemas legados. Acesse a página Saiba mais sobre o PCT em nosso site.

Uma nova funcionalidade foi adicionada ao Portal Corporativo Tecmedia (PCT), Módulo Comercial, para facilitar a prospecção de clientes, realizada pelo Departamento Comercial. Através desta ferramenta, é possível enviar uma mala direta a um ou grupo específico de e-mail, o que confere agilidade na sondagem de prospects.

Para a utilização deste novo recurso, são necessários o cumprimento de três etapas: cadastro do segmento para o qual será mandada a mala direta; criação e inserção desta no PCT; por último, contato e envio.

No componente “Segmentos para Malas diretas”, são cadastrados os nichos de mercado (Imobiliárias, Transportadoras, Escritórios de Advocacia, etc) para os quais serão desenvolvidos trabalhos de prospecção. Em uma outra área, são inseridos: a imagem da mala direta, um link do site e o nome do segmento (já cadastrado anteriormente).

Em um diferente momento, um colaborador entra em contato com um possível cliente, coleta os dados e em seguida os cadastra no componente “Malas Diretas”. No campo “Existe Interesse”, escolhe uma das opções Sim ou Não. Caso haja interesse, a mala-direta será enviada automaticamente. Se ocorrer o contrário, e for selecionada a opção “Não”, o contato é cadastrado, mas não é enviado nenhum e-mail. Dessa forma, o Comercial possui uma lista de todos os prospects, mesmo os que não possuem interesse.

Este recurso possibilita uma melhor utilização das mala diretas e cadastro de prospects.

Mais uma vez a Tecmedia e seus colaboradores organizam uma ação para arrecadar roupas e abrigos, e destiná-los a entidades que auxiliam pessoas carentes. A Campanha do Agasalho 2010 inicia no dia 3 de maio se estende até o fim do mês de junho.

O diferencial deste ano, é que a Tecmedia se uniu a Associação de Tecnologia de Tubarão e Região (Atec) e a Acit por esta causa. O objetivo é aumentar o número de peças arrecadadas.

Caso você queira contribuir com esta causa, traga até a sede da nossa empresa ou a qualquer associada da Atec, o agasalho que deseja doar.

No ano passado, 378 peças de roupas foram arrecadadas pelos colaboradores da Tecmedia e destinadas para o programa Bazar Solidário, mantido pela Secretaria de Assistência Social do município de Tubarão.

Uma empresa depende de um bom planejamento financeiro para o funcionamento. Dentro da Tecmedia, utilizamos o Portal Corporativo PCT para auxiliar nessa função. O Módulo Financeiro ajuda no controle de gastos e pagamentos de contas, além de gerar relatórios e gráficos que contribuem para acompanhamento do que foi previsto e realizado quanto a investimentos e despesas.

O módulo é composto pelos seguintes componentes: Contas, Contas a pagar, Contas a receber, Contas contábeis, Custo Colaborador, Custo Projeto, Folha de Pagamentos, Gráfico Financeiro Geral, Gráfico Financeiro por Conta, Parametrização, Previsões, Tipos de pagamentos.

Confira abaixo a descrição de cada um dos módulos:

Contas: Neste módulo, são realizados os cadastro dos Caixas  relacionados à empresa, como contas bancárias.

Contas a pagar: É a área onde o Departamento Financeiro controla e cadastra todas as contas que devem ser pagas, como salários, vale-transporte, água, luz, dentre outras.

Contas a receber: Já neste local, são inseridos todos os valores que serão recebidos pela empresa, como pagamentos de projetos, contratos de manutenção, serviços avulsos, etc.

Contas contábeis: Cada despesa é cadastrada com uma conta contábil, ou seja,  um marcador, como salário, FGTs, limpeza. Isto facilita o controle de gastos do Departamento Financeiro com cada item.

Custo Colaborador: Este componente realiza o cálculo, por hora, dos custos fixos e variáveis para manter cada colaborador.

Custo Projeto: Com este módulo, o Departamento Financeiro pode estimar a lucratividade dos projetos. Este cálculo é feito baseado no número de horas gasto no projeto e o valor cobrado do cliente. O sistema monitora esta informação em tempo real.

Folha de Pagamentos: O departamento Financeiro faz o controle e cadastro, através deste componente, da folha de pagamento de cada colaborador, incluindo os valores gastos com INSS, Contribuição Sindical, Vale Transporte, Horas Extras, Plano de saúde, 13º Salários, dentre outras despesas.

Gráfico Financeiro Geral: Neste módulo, é possível visualizar um gráfico anual do faturamento e das despesas da empresa.

Gráfico Financeiro por Conta: Este módulo facilita o controle das contas contábeis, já que possibilita que o Departamento Financeiro visualize os gráficos de faturamento e de despesa de cada uma. Assim, é possível saber se os gastos estão dentro do previsto.

Previsões: O Departamento Financeiro, para facilitar o planejamento financeiro anual, insere neste módulo todas as despesas previstas e o faturamento estimado. Assim, é possível ter um planejamento dos gastos e ainda comparar com o já feito até o momento.

Tipos de pagamentos: Neste componente, são cadastrados os tipos de pagamento realizados, como cheque, cartão, dinheiro, boleto bancário.

A Tecmedia desenvolveu, em 2008, um sistema de requisições online para a empresa A4 Print Service e a Universidade do Sul de Santa Catarina (Unisul). O programa, baseado no Portal Corporativo Tecmedia, reúne informações como relatórios de gastos, banco de dados e cadastro de funcionários, além de facilitar o controle do número de cópias e requisições efetuadas pelos colaboradores da instituição de ensino.

O sistema online é dividido em seis módulos: Universidade, Empresa, Relatórios, Atendimento, RH e Configurações. O acesso de cada usuário é delimitado pelo administrador do sistema. Por exemplo, a maior parte dos colaboradores da Unisul acessam o recurso para requisitar serviços e os funcionários da A4, para receber solicitações.

Entenda como funcionam os pedidos

Através do módulo Universidade, professores, estagiários e funcionários requisitam cópias ou outros serviços. Quando o  pedido é efetuado, são especificados os campos: centro de custo, número e tipo de cópia, número de matrícula do colaborador, etc. O pedido é automaticamente negado, caso exceda o valor máximo permitido ao centro de custo ou ao colaborador.

Em seguida, os pedidos são enviados para o módulo Empresas, que é acessado pelos funcionários da A4. Estes, depois de abrirem a requisição, informam ao cliente, através do sistema, como está o andamento da tarefa; se o trabalho já foi iniciado, terminado ou cancelado.

Os pedidos são feitos de qualquer lugar que possua conexão com a Internet. Os textos ou imagens podem ser anexados às requisições. Posteriormente, o módulo Relatórios gera relatórios completos de quanto cada colaborador ou centro de custo gastou. Assim, a Universidade pode fazer um controle financeiro.

Sobre A4 Print

Atuando no desenvolvimento de  soluções em impressão desde 1995, A4 tem como principais parceiros empresas como Ipiranga Petróleo do Brasil (SP), UNIP (SP), Unisul (SC), Cecrisa (SC).

A Transfloriano Transportes já está aproveitando as facilidades que alguns serviços online podem oferecer a seus clientes. Para a transportadora, a Tecmedia desenvolveu um website, em que é possível retirar segunda via de boletos de cobrança, solicitar coleta de carga, calcular prazos de entrega de mercadorias, dentre outros recursos.

Algumas áreas do site são restritas aos clientes Transfloriano, que através de um login e uma senha, conseguem visualizar o status das cargas, o fluxo de movimentação mensal, consultar conhecimentos e duplicatas, obter novas vias de boletos bancários. Também recebem notificações diárias sobre as encomendas que estão em transporte.

Os usuários que não estão cadastrados podem solicitar coletas pela internet, verificar o prazo de entrega de cargas de uma cidade a outra, se inscrever para receber informativos.

Já é a quinta transportadora que se torna cliente da Tecmedia, que já desenvolveu sites para Nascisul, Transal, FND, Stock Logística. Leia mais sobre serviços online no post Case Nascisul: Facilidades para clientes da transportadora.

Em 2005, a nossa equipe de desenvolvedores elaborou uma intranet para ser utilizada na Ferrovia Tereza Cristina. O projeto foi adaptado para suprir as necessidades de uma empresa de transportes e serviços, especificamente uma ferrovia. Foram criados módulos para setores como Via Permanente, Oficinas, etc.

Módulo para Administração
Para as áreas administrativas, foram criados módulos que auxiliam na organização da empresa e do colaborador. O recurso Agenda Telefônica, por exemplo, permite que sejam cadastrados todos os contatos de colaboradores, clientes, terceirizados, fornecedores, etc. Já os itens Agenda Corporativa e Agenda Particular do Colaborador são inseridos eventos que envolvem, respectivamente, todos os membros da empresa e o colaborador.

Módulo para controle de veículos
Como a linha férrea passa por muitos municípios, desde Criciúma a Imbituba, é natural que colaboradores precisem se deslocar de carro para visitar clientes, participar de reuniões, entre outros. Dentro da intranet, a Tecmedia criou um componente para o agendamento de automóveis. Assim, quando um colaborador precisar de um automóvel, basta acessar o sistema e escolher o horário e data disponível. O responsável pelo controle de veículos vê a anotação, disponibiliza a condução e posteriormente, digita a quilometragem gasta.

Componente Apropriação de mão-de-obra
O componente Apropriação de mão-de-obra pode ser utilizado para controle das horas trabalhadas nas Oficinas de Locomotiva e Vagões. No componente podem ser detalhados quanto tempo cada colaborador empregou em determinada atividades e o horário de intervalo.

Módulo Via Permanente
Para um dos maiores departamentos da empresa, o Via Permanente, foi desenvolvido um componente de mesmo nome. Este setor é responsável por manter em bom estado a linha férrea e também pela segurança das passagens de nível (cruzamentos entre ruas e trilhos). No componente é possível cadastrar acidentes, materiais requisitados na manutenção de trilhos e o planejamento do setor.

Sobre a FTC
A Ferrovia Tereza Cristina S/A realiza o transporte de carvão das mineradoras localizadas na região de Criciúma/SC até a Usina Jorge Lacerda, em Capivari de Baixo/SC. A FTC possui 136km de extensão em linhas ferroviárias, trecho que liga Criciúma ao Porto de Imbituba. Saiba mais sobre a empresa pelo site, também projetado pela Tecmedia.

Um sistema de fácil utilização e que possibilita a geração de gráficos e relatórios completos, com a capacidade de auxiliar  no gerenciamento empresarial. Esta simples descrição sintetiza o sistema que a Tecmedia desenvolveu para Transferro  -  Operadora Multimodal, empresa responsável pelo  recebimento, descarga, movimentação e abastecimento de carvão mineral do Complexo Jorge Lacerda, gerenciado pela multinacional Tractebel, em  Capivari de Baixo.

No sistema, os colaboradores registram a quantidade de toneladas, o tipo de transporte (rodoviário ou ferroviário) e o tempo para descarga. A direção pode acompanhar, simultaneamente quantas toneladas foram descarregadas e qual a qualidade do carvão, o tempo de utilização do maquinário, assim como as horas que cada colaborador ficou parado entre a saída e a chegada de mais material.

Quanto a monitoração do uso dos equipamentos, existe um módulo para esta função. Nele são cadastrados o tempo de utilização dos equipamentos e tratores, assim como as horas em que ficaram inutilizados e o porquê. Por exemplo, caso algum trator quebre, isto constará no sistema. Também é feito o monitoramento do consumo de combustível, o que possibilita pensar em formas de economizar, manter o controle e realizar a manutenção.

Todos os dados recebidos são convertidos em gráficos, divididos em períodos mensais, com informações como abastecimento de unidades (geral e por unidade),  recebimento, apropriação de tempo e consumo de combustível de tratores.

Sobre a Transferro
A Transferro Operadora Multimodal é uma empresa subsidiária da Ferrovia Tereza Cristina S.A, que atua no Complexo Termoelétrico Jorge Lacerda, em Capivari de Baixo-SC, no  recebimento, descarga, movimentação e abastecimento de carvão mineral.

Sobre a Tractebel
O Complexo Termoelétrico Jorge Lacerda, gerenciado pela multinacional Tractebel, é responsável por  35% da energia consumida em Santa Catarina. A Tractebel também controla outras termoelétricas e hidroelétricas em todo o Brasil, como São Salvador em Tocantin, Passo Fundo no Rio Grande do Sul, Salto Osório no Paraná, dentre outras.

Leia mais sobre o sistema no link: Tecmedia desenvolve sistema para Transferro.

Gostaríamos de informá-lo que devido ao feriado de Carnaval, a Tecmedia não terá expediente na segunda-feira (15 de fevereiro) e na terça-feira (16 de fevereiro). Na quarta-feira (17 de fevereiro), o horário de funcionamento será normal, das 8 às 12 horas e das 13h20min até 18h08min.

Agradecemos a compreensão.
Equipe Tecmedia

Para uma transportadora, agilidade e eficiência no atendimento aos clientes é vital. Mantê-los informados sobre o status da carga é um diferencial num mercado tão concorrido e com deadlines tão apertados. A Tecmedia, que há 13 anos trabalha com este segmento, desenvolveu uma série de serviços online para um de seus clientes, a Nascisul Transportes.

Através de uma área restrita no site, os clientes da transportadora tem acesso a vários de recursos: Acompanhamento da Carga, Emissão de 2ª via de boleto, Consulta de Conhecimentos e Consultas de  Duplicatas, Extrato de Movimentação, Real Time (Notificação de Coleta). Já algumas ferramentas (solicitação de coleta e consultor virtual) são acessíveis a todos os usuários. Conheça abaixo alguns dos serviços oferecidos:

Acompanhamento de Carga
Quem pode acessar: Clientes
Com o número do CNPJ/CPF, do Conhecimento ou da Nota Fiscal em mãos, o cliente pode visualizar o status da sua encomenda; se foi embarcada e onde se encontra.

Solicitação de Coleta
Quem pode acessar: Todos os Usuários
Por meio de um formulário online preenchido no site, coletas podem ser requisitadas de forma rápida e simples.

Consulta de Conhecimentos e Consultas de  Duplicatas
Quem pode acessar: Clientes
Através das áreas Consulta de Conhecimentos e de Duplicatas, o cliente pode consultar a documentação (Conhecimentos e as Duplicatas) das cargas.

Extrato de Movimentação
Quem pode acessar: Clientes
O cliente da Nascisul possui acesso a relatórios mensais, com informações sobre a movimentação de todas as suas encomendas.

2ª Via de Boletos
Quem pode acessar: Clientes
Caso o boleto de cobrança se extravie, o cliente não precisa telefonar ou enviar um e-mail requisitando uma nova emissão, ele mesmo pode imprimir uma 2ª via pelo site.

Real Time (Notificação de Coleta)
Quem pode acessar: Clientes
Toda vez que uma encomenda é embarcada de uma agência ou filial, o cliente recebe uma notificação automática via e-mail.

Consultor Virtual
Quem pode acessar: Todos os Usuários
O cliente em potencial entra em contato com a empresa através de um formulário online para descobrir o tipo certo de transporte para a carga.

Como futura melhoria no site, está a implementação de um Programa de Fidelização. Este terá como objetivo estimular a utilização do site e dos serviços online pelos clientes através de um sistema de pontuação e distribuição de brindes.