Para manter você sempre atualizado, disponibilizamos artigos super interessantes sobre Internet e assuntos relacionados.

Todos os artigos publicados, neste web site, são de inteira responsabilidade de seus autores, não refletindo obrigatoriamente a opinião da Tecmedia Internet Design.

Análise das Características Organizacionais de Suporte à Administração de Portais Corporativos

18/08/2008

Neste artigo, em parceria com Marta Araújo Tavares Ferreira, o colunista analisa as condições oferecidas pelas organizações brasileiras e portuguesas para o desenvolvimento e a manutenção de intranets e portais corporativos.

Introdução
De acordo com Ampercorp (2005), o mercado internacional de portais evoluiu de 30 milhões de dólares em vendas de licenças de produtos em 1998 para 1,5 bilhão de dólares em 2004.

Para o Gartner Group (2005), o mercado de portais atingiu a expressiva marca de 2,3 bilhões de dólares em 2005, sendo considerado pelo instituto como um dos mercados mais dinâmicos da história do software corporativo. Adicionalmente, conforme dados do Gartner Group (2005), os portais corporativos são sempre lembrados em pesquisas entre os gerentes de TI (Tecnologia da Informação) como uma das 10 tecnologias prioritárias para investimentos.

Face ao contexto do efervescente mercado de portais, surgiram indagações a respeito do suporte organizacional existente para a administração desses ambientes virtuais. O objetivo desse trabalho é analisar as condições oferecidas pelas organizações brasileiras e portuguesas para o desenvolvimento e a manutenção de intranets e portais corporativos.
Administração de Intranets e Portais Corporativos

Segundo a Info-Tech (2003), a implementação de uma intranet é um processo que nunca termina porque a rede interna continua a evoluir da mesma maneira que a organização. Isso exigirá orçamento para a construção da intranet e também para a sua manutenção contínua. Infelizmente, em muitas organizações, não existe uma percepção da importância da manutenção da intranet. Em um primeiro momento, uma força-tarefa é usualmente criada com uma equipe adequada, prazos definidos e orçamento específico para colocar a intranet “no ar”. O problema é que depois da implantação, as pessoas são freqüentemente alocadas em outros projetos, deixando a intranet órfã e desatualizada. De acordo com Terra e Gordon (2002, p. 167), diferentemente dos portais comerciais da Web, é difícil encontrar organizações que melhorem continuamente seus portais corporativos com base nos índices de satisfação do usuário e no uso de mecanismos de rastreio que ofereçam dados sobre as áreas mais utilizadas do portal.

Analisando-se os casos de portais estudados por Terra e Gordon (2002), constata-se que as empresas pesquisadas ainda estavam em um estágio bastante inicial no desenvolvimento de sistemas de avaliação, ficando mais restritas ao nível de avaliação da eficácia. Existe dificuldade em se mensurar tantos os custos de um projeto de portal corporativo quanto os benefícios tangíveis dessa implantação, pois muitos desses benefícios são qualitativos, tais como melhoria do nível de colaboração dos funcionários, maior agilidade e facilidade de busca das informações e maior integração dos sistemas de informação.

Segundo Santos et al. (2001, p.224), a avaliação e o controle de qualidade do portal do SERPRO ocorre de duas formas: a primeira pelo usuário, através do preenchimento de formulário de avaliação que é enviado ao gestor do serviço de disseminação seletiva; a outra forma de controle da qualidade é realizada através de avaliação semestral, que contempla os seguintes aspectos do serviço: adequação dos perfis existentes, atualidade das informações e pertinência das fontes.

Nas implementações de portais, a avaliação está bastante relacionada com a definição de métricas, transformando o portal em um grande “big brother” e lançando a dúvida, em alguns casos, se é o sistema ou o usuário que está sendo avaliado. As métricas de uso do portal podem também ser utilizadas para estabelecer incentivos e recompensas para os usuários mais assíduos e cooperativos. No caso da Bain&Company, segundo Terra e Gordon (2002, p. 234), as métricas incluem tráfego no portal, atividade por escritório regional e área de conteúdo, avaliação dos termos de busca que não encontram resultado algum e levantamento periódico para medir o nível de satisfação dos consultores com as diferentes áreas do portal. Na avaliação de desempenho dos consultores mais experientes da empresa, a qualidade e a quantidade de contribuições para o portal é levada em consideração.

Para Guruge (2003), a dificuldade de administração da intranet não é provocada pela falta de ferramentas apropriadas, mas pela amplitude e diversidade dos aspectos que precisam ser coordenados para obter uma intranet de boa qualidade. O autor afirma que a gestão da intranet envolve elementos como conteúdo, segurança, personalização, conexões de rede, desempenho, além, é claro, dos usuários. Guruge (2003) aposta no uso de estatísticas de acesso como um instrumento eficaz de identificação de tendências e padrões de uso da intranet.

Info-Tech (2003) sugere a seguinte relação de atividades para manter a saúde da intranet:

- Monitorar o log do servidor Web para identificar quais páginas estão sendo mais utilizadas e quais estão sendo ignoradas. Se recursos importantes não estiverem sendo utilizados, a intranet precisa ser reorganizada;
- Fornecer mecanismos de feedback para que os usuários forneçam suas opiniões;
- Disponibilizar tempo dos administradores da intranet para lerem as opiniões dos usuários;
- Certificar-se de que os responsáveis por produzir e atualizar o conteúdo da intranet estão cumprindo o seu papel;
- Realizar reuniões periódicas com a equipe de administração da intranet para avaliar o desempenho do sistema e promover o debate de idéias;
- Modificar a intranet de acordo com as mudanças das necessidades de negócio.

Segundo Info-Tech (2003), as atividades de manutenção devem estar previstas no orçamento da intranet e devem ser planejadas. Guruge (2003) destaca que as funções de administração da intranet exigem habilidades específicas que variam desde o gerenciamento de redes até a gestão do conteúdo. Idealmente a equipe responsável pela intranet deveria possuir um perfil multidisciplinar com profissionais formados em Ciência da Computação, Ciência da Informação e Comunicação. De acordo com Terra e Gordon (2002, p. 167), se quiserem melhorar a experiência dos funcionários no uso da intranet, as grandes organizações precisarão desenvolver as habilidades tradicionalmente reservadas a empresas de mídia que lidam com grandes audiências.

Metodologia

O objetivo da pesquisa exploratória foi realizar uma avaliação das práticas de administração das intranets em organizações brasileiras e portuguesas. O modelo adotado na pesquisa foi resultante das variáveis identificadas na revisão de literatura.

As organizações brasileiras participantes da pesquisa foram escolhidas através de uma amostra por conveniência composta por 353 membros de uma lista de discussão sobre intranets e portais (lista wi-intranet), 890 membros de uma lista de discussão sobre gestão do conhecimento (competitive-knowledge), 1677 membros da lista de discussão da Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento, aproximadamente 400 membros da mala direta da Associação Portuguesa de Gestão do Conhecimento e por 45 contatos pessoais dos autores com gestores de portais, totalizando um universo aproximado de 3.365 pessoas.

O universo real é algo difícil de calcular porque várias pessoas fazem parte de mais de uma dessas listas de discussão e por questões de privacidade não foi obtido o e-mail dos membros de cada lista.

Autor: Rodrigo Baroni

---

Mais artigos

• 17/12/2008 - O que muda e o que não muda com a web
• 10/12/2008 - Conteúdo colaborativo impacta o consumo no Brasil
• 04/12/2008 - Análise integrada de custos em portais corporativos
• 26/11/2008 - Porque garantir que seu site tenha acessibilidade
• 19/11/2008 - Ligando a indexação de conteúdo à contextualidade
• 12/11/2008 - A crise global chegou ao comércio eletrônico?
• 05/11/2008 - Email marketing: Por que é tão importante manter a excelência na entrega?
• 30/10/2008 - TI: "cloud computing" é só mais um termo sugestivo?
• 22/10/2008 - Afinal, editor pra quê?
• 15/10/2008 - Intranets e bibliotecas - Disseminando informações
• 08/10/2008 - Blog na empresa comunica e gera inteligência
• 01/10/2008 - Definindo a governança de um portal corporativo
• 24/09/2008 - Por que tantas intranets/portais corporativos estão abandonados?
• 17/09/2008 - Alta disponibilidade em Portais Corporativos: quando implementar?
• 10/09/2008 - Conteúdo: centralizar ou descentralizar, eis a questão
• Todos os artigos

Mais soluções