Portais Coporativos

Entenda o que é um Portal Corporativo e saiba como esta ferramenta pode auxiliar sua empresa a otimizar os processos e alcançar melhores resultados.

Comunicação Corporativa

Podemos perceber, através da ilustração abaixo, que, normalmente, as informações de uma empresa estão distribuídas em diferentes arquivos, diretórios, computadores, softwares, papéis, etc. Sem uma organização, o acesso a estas informações fica dificultado, muitas vezes correndo-se até mesmo o risco de perdê-las. Essas informações englobam a rede de relacionamentos de uma empresa, que envolve clientes, parceiros, colaboradores, fornecedores, entre outros.

Organização das informações em uma empresa da forma tradicional.

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O que é um Portal Corporativo?

Muitas empresas encontram problemas graves com o excesso de informação gerada no seu dia-a-dia, sendo imprescindível a aplicação de um método de controle capaz de organizar de forma eficiente todo o conhecimento disponível dentro da instituição.

Um Portal Corporativo é uma ferramenta capaz de cumprir este papel e seu conceito está cada vez mais presente nas empresas.

Organização das informações em uma empresa através de um Portal Corporativo.

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Evolução

O Portal Corporativo pode ser considerado uma evolução da chamada Intranet, sistema interno criado para auxiliar as empresas na disseminação de suas informações. Esta evolução caracteriza-se pelo alto grau de estruturação e compartilhamento contínuo.

A evolução de um Portal Corporativo só é possível através de uma governança estruturada. Nessa governança, áreas-chave definem regras, diretrizes e métricas em consenso. Planejam juntas, avaliam juntas, trabalham juntas. Esses sistemas são evolutivos, ou seja, seu processo de implementação nunca termina, porque a rede interna continua a evoluir da mesma maneira que a organização. Depois de implementado, um Portal Corporativo precisa ser mantido, acompanhado e melhorado dia após dia. A operacionalização de uma iniciativa deste tipo requer a realização de esforços conjuntos de várias áreas (publicação de conteúdo, infra-estrutura, gerenciamento do sistema, por exemplo) e contempla decisões com diversos níveis de amplitude (de uma simples revisão ortográfica à compra de um software ou aquisição de servidores).

Portais bem projetados e focados nas reais necessidades dos usuários são capazes de vencer o desafio de fornecer as informações corretas, quando necessárias, para quem delas precisar. Esses sistemas são mecanismos que incentivam o compartilhamento das informações e também são capazes de converter conhecimento tácito em conhecimento explícito. Assim, um Portal Corporativo serve como um canal único para a informação de uma empresa e para fornecer sua base de conhecimento a colaboradores, clientes e parceiros.

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Características de um Portal Corporativo

As principais características de um Portal Corporativo estão diretamente relacionadas ao compartilhamento e à organização das informações em uma empresa. Entre elas, temos:

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Sua empresa precisa de um Portal Corporativo?

É comum nos depararmos com situações complicadas e difíceis de gerenciar em uma empresa. Nestes casos, a implantação de um Portal Corporativo pode auxiliar, facilitando e organizando a execução das tarefas diárias no ambiente empresarial. Algumas situações, listadas abaixo, justificam a implantação deste tipo de sistema:

• Sua empresa tem dificuldade em controlar o tempo que cada funcionário utiliza para executar uma tarefa?
• Sua empresa precisa enviar comunicados online para todos os funcionários e saber quem realmente leu aquela informação?
• Os currículos recebidos pela sua empresa são guardados em gavetas e, quando você precisa deles, tem dificuldade em encontrá-los e selecioná-los?
• As metas que sua empresa define para os departamentos e funcionários são difíceis de controlar e às vezes até esquecidas?
• Cada solicitação feita pelos seus clientes é armazenada por quem a recebe, e de formas diferentes, dificultando o controle e acompanhamento da mesma?
• Seus funcionários gastam muito tempo com programas de mensagens instantâneas e você não pode proibir, pois os clientes também são atendidos por este meio?
• Você tem dificuldade para encontrar um telefone, e-mail ou endereço, sempre que precisa?
• Sua equipe comercial tem dificuldade em compartilhar informações sobre as negociações que estão em andamento na empresa?
• Você precisa de uma visão clara de todos os produtos/serviços que cada cliente utiliza atualmente?
• Você precisa estar dentro da sua empresa para saber o que a sua equipe está fazendo naquele momento?
• Você precisa recorrer a planilhas complexas e difíceis de acessar para saber qual o custo real de cada serviço que sua empresa está realizando?
• Sua empresa não consegue controlar de forma eficaz o cumprimentos de horários, horas-extras, atrasos e faltas dos seus funcionários?
• Sua empresa mantém pessoas ou equipes exclusivas para geração de relatórios e gráficos gerenciais?
• Quando você precisa de um modelo de documento, tem que procurá-lo em vários computadores diferentes ou perguntar para seus colegas até encontrá-lo?
• Os clientes precisam ligar para a sua empresa para saber como está o andamento de um determinado projeto ou a entrega de um produto?
• Sua empresa tem uma conta alta de telefone devido ao recebimento de pedidos via fax, ou ainda, gasta muito tempo para redigitar os pedidos enviados pelos seus representantes via e-mail?
• O representante da sua empresa não tem acesso, em tempo real, às suas comissões, tabelas de preços, posição financeira dos clientes, relatórios de desempenho diário, planilha de metas e outras informações essenciais para o seu trabalho?
• Sempre que um novo colaborador entra na empresa, alguém precisa acompanhá-lo, em tempo integral, e dizer exatamente onde estão as informações sobre o que ele deverá fazer para desempenhar a sua função corretamente?
• Você tem dificuldade em divulgar e controlar as vagas de emprego disponíveis na sua empresa?
• Sua empresa precisa deslocar uma equipe e locar equipamentos para ministrar treinamentos e cursos com funcionários que estão em locais diferentes?
• Você não sabe em quantos projetos sua empresa está envolvida e qual o andamento de cada um deles neste momento?
• Seus funcionários não têm um local específico para trocar informações importantes e contribuir com idéias para melhorar a empresa?
• Você tem dificuldade em aplicar e controlar pesquisas de opinião com seus clientes, funcionários e fornecedores?
• Seus clientes precisam ligar ou ir até sua empresa para adquirir o produto ou serviço dos quais eles precisam?
• Você ainda faz compras para sua empresa utilizando telefone e fax para enviar e receber as cotações?
• Sua empresa possui ou está em busca de alguma certificação de qualidade e tem dificuldade em controlar os processos, procedimentos e relatórios exigidos?
• Você costuma trocar informações sobre um determinado assunto com várias pessoas, via e-mail e, tempos depois, tem dificuldade em encontrar, compartilhar ou resgatar dados importantes sobre aquele assunto?
• Seus funcionários não sabem ao certo quais são as tarefas e funções que precisam cumprir no seu dia-a-dia?

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